Tôi vẫn ưa thích ứng dụng Word trên máy tính để bàn hơn phiên bản trực tuyến. Ngoài lợi ích rõ ràng của việc truy cập offline, ứng dụng Microsoft Word trên máy tính để bàn cung cấp nhiều công cụ mà bạn không thể sử dụng trong bản trực tuyến của nó. Đến sau đó, nhiều tính năng đó là những tính năng mà, sau khi sử dụng trong nhiều năm, tôi sử dụng mỗi ngày và tôi không thể thiếu được. Đừng hiểu lầm—điều này không phải là một cuộc than phiền về việc Word trên web không tốt. Thực tế, phiên bản trực tuyến của ứng dụng tốt hơn phiên bản máy tính về mặt cộng tác, và giao diện người dùng của nó dễ dàng hơn để điều hướng. Chức năng Thiết kế, giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu trông đẹp, cũng là một sản phẩm tuyệt vời của Word trực tuyến. Thay vào đó, tôi sẽ giải thích tại sao tôi ưa dùng ứng dụng máy tính và, khi làm như vậy, cung cấp cho bạn một số chỉ dẫn nếu bạn đang phải suy nghĩ liệu có nên đăng ký Microsoft 365 hay không. Tôi đã quen sử dụng thanh công cụ Truy cập Nhanh của ứng dụng máy tính mà nó chỉ cảm thấy không đúng khi phải đối mặt với sự đơn điệu của Ribbon trên Word trực tuyến. Thanh công cụ Truy cập Nhanh của ứng dụng máy tính cho phép bạn thực hiện các hành động nhanh chóng và lặp đi lặp lại chỉ với một cú nhấp chuột, giúp bạn không phải nhớ một trong số nhiều phím tắt hoặc tìm kiếm qua các tab, nhóm và menu khác nhau trong Ribbon. Hơn nữa, khả năng tùy chỉnh những gì bạn thấy trên thanh công cụ Truy cập Nhanh trên ứng dụng máy tính tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa đáng kể hơn so với phiên bản trực tuyến của chương trình, mà cảm giác của nó trông gần như làm việc cấp cao hơn và ít tự nhiên hơn. Dấu watermark được đánh giá không cao Watermark giữ giá trị lớn trong tài liệu Word của bạn. Ví dụ, thêm DO NOT COPY vào nền tài liệu của bạn gửi một thông điệp rõ ràng cho bất kỳ ai may mắn đủ sự chú ý để nhìn thấy tác phẩm của bạn, đặc biệt nếu công việc là quá tốt để họ bị cám dỗ sử dụng lại mà không có sự cho phép của bạn. Tương tự, thêm DRAFT thông báo cho người đọc rằng công việc chưa hoàn thành, vì vậy họ có thể quên việc phê bình những gì bạn đã làm cho đến nay. Tương tự, thêm logo của công ty như một watermark khiến tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn với khách hàng và đối tác của bạn. Trong khi bạn có thể xem watermark đã được thêm vào tài liệu khi sử dụng Word trực tuyến, bạn không thể thay đổi chúng hoặc thêm mới. Tùy chọn duy nhất bạn có khi sử dụng Word trực tuyến là thay đổi màu nền của tài liệu. Tự động hóa công việc buồn tẻ với Macros Trước khi tôi học cách sử dụng chúng, tôi nghĩ macros là những tàn đoạn code đáng sợ mà bạn phải là một chuyên gia mới có thể sử dụng. Tuy nhiên, sau này tôi nhận ra rằng điều này không phải là trường hợp, và bây giờ tôi sử dụng chúng rất nhiều. Macros cho phép bạn tự động hóa các tác vụ mà nếu không sẽ mất một loạt cú nhấp chuột, điều đó tuyệt vời nếu bạn thường xuyên thực hiện chuỗi lệnh nhàm chán trong tài liệu Word của mình. Ví dụ, như một người kiểm tra, tôi thường nhận được tài liệu chứa các dấu ngoặc kép và dấu ngoặc thẳng, và khiến chúng tất cả giống nhau sẽ mất thời gian, và dẫn đến những sai sót không tránh khỏi. Thay vào đó, tôi đã ghi lại một macro đơn giản chuyển hết dấu ngoặc thành dấu ngoặc lồi, có nghĩa một tác vụ mà nếu không sẽ mất năm đến mười phút trong một tài liệu lớn chỉ mất một giây. Trong khi bạn có thể xem, chỉnh sửa, in và chia sẻ tài liệu chứa macros trong Word trực tuyến, chỉ có ứng dụng máy tính cho phép bạn tạo và chạy chúng. Như Microsoft nói, “Trong Word trực tuyến, bạn phải thực hiện các tác vụ như vậy bằng cách bằng tay.” Định dạng Trang một cách khác biệt Page Breaks rất quan trọng để cấu trúc và tổ chức tài liệu Word của bạn chính xác theo ý bạn, chẳng hạn như phân tách một trang tiêu đề khỏi phần thân chính, hoặc thêm một danh mục cuối cùng vào bài luận của bạn. Có lẽ đây là lý do tại sao Microsoft quyết định kích hoạt công cụ này trong Word trực tuyến. Sau tất cả, việc nhấn Enter liên tục để chuyển sang trang tiếp theo không tốt, vì điều này có thể dẫn đến các lỗi định dạng quan trọng sau này. Dù vậy, một công cụ còn quan trọng hơn là Phân Đoạn Phân Đoạn. Như tên gọi, một Phân Đoạn Phân Đoạn cho phép bạn phân chia tài liệu của mình thành các phần cứng, giúp bạn thêm các định dạng và bố cục khác nhau vào các phần khác nhau của công việc của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn có một trang ngang và trang kế tiếp dọc, hoặc sử dụng chữ số La Ma cho trang số trên các trang giới thiệu và chữ số Ả Rập cho phần còn lại của công việc của bạn. Phân Đoạn Phân Đoạn cho phép bạn làm điều này, và chúng chỉ có sẵn trong ứng dụng máy tính của Word. Tiết Kiệm Thời Gian Với Gộp Thư Mail Merge cho phép bạn tạo và gửi các phiên bản cá nhân hóa của các tài liệu hàng loạt, chẳng hạn như thư, email, hoặc nhãn. Tôi đã sử dụng công cụ này để tạo ra các báo cáo cá nhân hóa rất đặc biệt như người giáo viên. Và chúng không chỉ dành cho nơi làm việc—bạn có thể sử dụng Mail Merge để tạo ra thiệp cưới cá nhân hóa, ví dụ. Nó dễ sử dụng qua hộp thoại Gộp Thư tích hợp sẵn trong ứng dụng máy tính. Nếu bạn muốn một bước tiến xa hơn, bạn cũng có thể sử dụng Gộp Thư của Word kết hợp với các ứng dụng Excel và Outlook trên máy tính, làm cho quy trình trở nên phù hợp hơn với những gì bạn muốn đạt được. Phải thừa nhận rằng đây là một công cụ khá đặc biệt để chứng minh cho việc đăng ký Microsoft 365 cho các ứng dụng máy tính của nó. Nhưng có thể đây là vì mọi người cho rằng chức năng này vượt quá nhu cầu hoặc khả năng của họ, khi thực tế chúng có nhiều ứng dụng và lợi ích và không lâu để làm quen với nó. Những Tính Năng Khác Chỉ Có Tại Ứng Dụng Word Chèn biểu đồ cơ bản—Mặc dù tôi luôn khuyến nghị sao chép và dán các biểu đồ phức tạp hơn từ Excel vào Word, bạn có thể tạo các biểu đồ cơ bản trong ứng dụng máy tính của Word. Sử dụng các điều khiển ActiveX—Ứng dụng máy tính cho phép bạn thêm các yếu tố tương tác, chẳng hạn như biểu mẫu và danh sách thả xuống—để làm cho tài liệu của bạn tương tác hơn. Thêm đối tượng nhúng—Bạn có thể nhúng bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint và file PDF trong tài liệu Word máy tính của bạn. Chụp màn hình—Ứng dụng máy tính của Word có chức năng chụp màn hình tích hợp, cho phép bạn chụp bất kỳ cửa sổ nào bạn đang mở vào thời điểm đó, và chèn chúng vào tài liệu của bạn. Thêm một thư mục tài liệu, chú thích và trích dẫn—Nếu bạn đang cố gắng tạo một tài liệu học thuật hoặc nghiên cứu được định dạng đúng, bạn sẽ chắc chắn có một thời gian dễ dàng hơn khi sử dụng ứng dụng máy tính của Word. Sử dụng dòng chữ ký—Chức năng này chủ yếu dành cho việc sử dụng chuyên nghiệp, vì vậy gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp sẽ là lựa chọn tốt nhất ở đây. So sánh và hợp nhất các bản sửa đổi—Ứng dụng máy tính của Word cho phép bạn so sánh và hợp nhất hai phiên bản của cùng một tài liệu, hiển thị dấu sửa đổi để cho thấy sự khác biệt. Cuối cùng, Word trực tuyến chỉ là một phiên bản trừu tượng, một phiên bản mảng cho người dùng thông thường hơn, và điều này đi kèm với lợi ích được dễ dàng hơn cho người dùng không quen thuộc. Word trực tuyến cũng tốt hơn cho cộng tác thời gian thực, vì tính năng trực tuyến của nó. Nhưng đối với những người cần thực hiện các nhiệm vụ phức tạp và tùy chỉnh hơn, đó chắc chắn xứng đáng trả phí cho việc đăng ký Microsoft 365 để có được ứng dụng máy tính. #MicrosoftWord #ĐượcSửDụng #WordĐấtNền
Nguồn: https://www.howtogeek.com/prefer-the-word-desktop-app-to-the-online-version/
Aside from the obvious benefit of being accessible offline, the Microsoft Word desktop app offers many tools you can’t use in its online counterpart. What’s more, many of those features are ones that, after using for years, I use every day and I simply couldn’t go without.
Don’t get me wrong—this is not a rant about why Word for the web isn’t any good. Indeed, the online version of the app is better than the desktop version in terms of its collaboration, and its user interface is easier to navigate. The Designer function, which helps you to create and modify great-looking documents, is also a great Word for the web offering. Instead, I’ll explain why I prefer using the desktop app and, in doing so, offer you some pointers if you’re struggling to decide whether to subscribe to Microsoft 365.
I have become so accustomed to using the desktop app’s Quick Access Toolbar (QAT) that it just feels wrong when I’m faced with the plainness of Word for the web’s ribbon.
The desktop app’s QAT lets you perform quick and repetitive actions with a single click, saving you from having to remember one of the many keyboard shortcuts or trawl through the various tabs, groups, and menus in the ribbon. What’s more, being able to customize what you see in the QAT on the desktop app makes the experience significantly more personalized than on the web version of the program, which feels far more corporate and less intuitive.
Watermarks Are Undervalued
Watermarks hold great value in your Word documents. For example, adding DO NOT COPY to your document’s background sends a clear message to anyone lucky enough to set their eyes on your masterpiece, especially if the work is so good that they’d be tempted to reuse it without your permission. Similarly, adding DRAFT tells the reader that the work is not yet finished, so they can forget about criticizing what you’ve done so far.
Likewise, adding a company logo as a watermark makes your documentation look much more professional to your clients and partners.
While you can see watermarks that are already added to a document when using Word for the web, you can’t change them or add new ones. The only option you have as an online Word user is to change the document’s background color.
Automate Tedious Tasks With Macros
Before I learned how to use them, I thought macros were intimidating pieces of code that you had to be an expert to use. However, I later realized this wasn’t the case, and now I use them all the time.
Macros let you automate tasks that would otherwise take several clicks, which is great if you often perform the same tedious series of commands within your Word document. For example, as a proofreader, I often receive documents containing curly quotes and straight quotes, and making them all the same would take time, and inevitably lead to mistakes. Instead, I’ve recorded a simple macro that turns all quotes curly, meaning a task that would otherwise take five to ten minutes in a large document takes merely one second.
While you can view, edit, print, and share documents containing macros in Word for the web, only the desktop app allows you to create and run them. As Microsoft says, “In Word for the web, you have to step through such tasks manually.”
Format Pages Differently
Page Breaks are essential for structuring and organizing your Word document exactly how you wish, such as separating a title page from the main body, or adding a bibliography at the end of your thesis. Perhaps this is why Microsoft has decided to enable this tool in Word for the web. After all, it’s no good repeatedly pressing Enter to move to the next page, as this can lead to significant formatting errors later down the line.
Having said that, an even more essential tool is the Section Break. As its name suggests, a Section Break allows you to break your document into hard sections, enabling you to add different formats and layouts to different parts of your work.
For example, you might want to have one page landscape and the next page portrait, or use Roman numerals for page numbers on the introductory pages and Arabic numbers for the rest of your work. Section Breaks let you do this, and they’re only available on Word’s desktop app.
Save Time With Mail Merge
Mail Merge lets you create and send personalized versions of bulk documents, such as letters, emails, or labels. I’ve even used the tool to generate highly individualized school reports as a teacher. And they’re not reserved for the workplace—you could use Mail Merge to create personalized wedding invitations, for example.
It’s easy to use via the desktop app’s built-in Mail Merge dialog box. If you want to go a step further, you can also use Word’s Mail Merge in conjunction with the Excel and Outlook desktop apps, making the process even more closely aligned with what you want to achieve.
Admittedly, this is quite a niche tool for justifying subscribing to Microsoft 365 for its desktop apps. But maybe this is because people perceive the function as being beyond their needs or abilities, when, in fact, it has so many uses and benefits and doesn’t take long to get used to.
Other Features Available Only in the Word App
- Insert basic charts—While I’d always recommend copying and pasting more complex charts from Excel to Word, you can create basic charts in the Word desktop app.
- Use ActiveX controls—The desktop app lets you add interactive elements, such as forms and drop-down lists—to make your document more interactive.
- Add embedded objects—You can embed Excel worksheets, PowerPoint presentations, and PDFs in your desktop Word document.
- Screenshots—Word’s desktop app has a built-in screenshot function, which lets you capture any of the windows you have open at that time, and insert them into your document.
- Add a bibliography, captions, and citations—If you’re trying to create a properly formatted academic document or research paper, you’d definitely have an easier time using the Word desktop app.
- Use signature lines—This feature is primarily reserved for professional use, so the Microsoft 365 business package would be the best option here.
- Compare and merge revisions—The Word desktop app lets you compare and merge two versions of the same document, displaying revision marks to show the differences.
Ultimately, Word online is a teaser, a slimline version of the program for more casual users, and this comes with the added benefit of being easier to navigate for less-accustomed users. Word for the web is also better for real-time collaboration, given its online functionality. But for those who need to execute more complex and customized tasks, it’s definitely worth paying for the Microsoft 365 subscription to get the desktop app.
