Công cụ thông tin kinh doanh là gì và làm thế nào chúng hoạt động? – TechToday #Côngcụthôngtinkinhdoanh Công cụ thông tin kinh doanh (Business Intelligence – BI) đóng vai trò quan trọng trong phương tiện của các doanh nghiệp hiện đại. Chúng vượt ra ngoài việc xử lý dữ liệu đơn thuần; chúng là cần thiết để chuyển đổi lượng lớn dữ liệu thành những thông tin hành động. Bằng cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cả nội bộ và ngoại vi, các công cụ này cung cấp một cái nhìn toàn diện về địa hình hoạt động của tổ chức. Khả năng này quan trọng để hướng dẫn doanh nghiệp đến quyết định thông minh và lập kế hoạch chiến lược, và cuối cùng nâng cao thông tin kinh doanh của họ.
Cách các công cụ BI hoạt động? Các công cụ BI hoạt động thông qua một quá trình đa bước với các bước chính là thu thập dữ liệu, làm sạch và tích hợp dữ liệu, phân tích và trực quan hóa. Công cụ BI thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu nội bộ, lưu trữ đám mây, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng và bộ dữ liệu ngoại vi. Công cụ BI được sử dụng để làm sạch và tích hợp dữ liệu để tạo ra một bộ dữ liệu thống nhất, thống nhất. Điều này sẽ cho phép các công cụ BI phân tích dữ liệu một cách chính xác bằng cách sử dụng các quy trình phân tích khác nhau, chẳng hạn như khai thác dữ liệu, dự đoán phân tích và thuật toán học máy, để biến dữ liệu nguyên thô thành thông tin hành động dựa trên các mẫu, xu hướng và mối quan hệ trong dữ liệu. Từ đó, các nhà phân tích dữ liệu có thể tận dụng các tính năng trực quan hóa khác nhau được cung cấp bởi các công cụ BI để tạo ra bảng điều khiển tương tác, biểu đồ và đồ thị để hiển thị dữ liệu một cách dễ hiểu và rút ra kết luận có ý nghĩa.
Hãy đọc tiếp dưới đây tìm hiểu về những chiến lược của cơ sở dữ liệu lớn. Các loại công cụ BI Có một số loại công cụ BI, mỗi loại phục vụ các mục đích phân tích khác nhau. Từ báo cáo đến trích xuất, chuyển và tải, dưới đây là một số loại công cụ: Công cụ trực quan hóa dữ liệu: Các công cụ BI chuyên môn trong việc biến dữ liệu phức tạp thành biểu hiện đồ họa để nhóm hiểu rõ hơn, giúp người dùng ra quyết định tốt hơn nhanh chóng. Công cụ khai thác dữ liệu: Các công cụ khai thác dữ liệu sử dụng trí tuệ nhân tạo, học máy, thống kê và hệ thống cơ sở dữ liệu để tìm ra các mẫu trong bộ dữ liệu lớn. Họ rất tuyệt vời cho việc khám phá những thông tin ẩn về quyết định chiến lược. Xử lý phân tích trực tuyến: Các công cụ này cho phép truy vấn phân tích nhiều chiều, hữu ích cho tính toán phức tạp, phân tích xu hướng và mô hình dữ liệu. Phần mềm báo cáo và truy vấn: Đó là các công cụ BI với trọng điểm vào việc tạo ra báo cáo có cấu trúc và công cụ truy vấn để sắp xếp, lọc và hiển thị dữ liệu. ETL: Các công cụ này, trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn, biến đổi và tải vào cơ sở dữ liệu hoặc kho dữ liệu, giúp duy trì tính nhất quán và tính khả dụng của dữ liệu. Các công cụ BI tự phục vụ: Các công cụ tự phục vụ cho phép người dùng cuối thực hiện các truy vấn dữ liệu và tạo ra báo cáo của riêng họ, làm cho phân tích dữ liệu truy cập được rộng rãi hơn cho nhiều người dùng trong tổ chức.
Các tính năng chính của các công cụ BI Tích hợp dữ liệu Tích hợp dữ liệu là một tính năng mà đòi hỏi việc hợp nhất dữ liệu từ các nguồn khác nhau thành một bản ghi dữ liệu đồng nhất. Quá trình này đảm bảo rằng việc phân tích là toàn diện và tính đến tất cả các điểm dữ liệu liên quan, bất kể nguồn gốc của chúng. Tích hợp dữ liệu hiệu quả là quan trọng để cung cấp một cái nhìn thống nhất về thông tin kinh doanh, điều quan trọng đối với phân tích và ra quyết định chính xác. Quản lý chất lượng dữ liệu Quản lý chất lượng dữ liệu trong các công cụ BI tập trung vào việc đảm bảo sự chính xác, nhất quán và đáng tin cậy của các dữ liệu đang được phân tích. Nó bao gồm các quy trình như làm sạch dữ liệu, loại bỏ bản sao và sửa lỗi. Dữ liệu chất lượng cao là điều không thể thiếu để các tổ chức tạo ra những thông tin đáng tin cậy. Bảng điều khiển tương tác Bảng điều khiển tương tác là một tính năng nổi bật của nhiều công cụ BI, vì chúng cung cấp giao diện có thể tùy chỉnh và dễ sử dụng để hiển thị dữ liệu và thông tin thời gian thực. Những bảng điều khiển này cho phép người dùng truy cập, phân tích và hiểu rõ các thước đo kinh doanh then chốt, giúp họ ra quyết định ngay lập tức dựa trên dữ liệu mới nhất. Báo cáo theo yêu cầu Báo cáo theo yêu cầu cho phép người dùng tạo ra các báo cáo cụ thể, theo yêu cầu, tùy chỉnh theo yêu cầu của họ. Tính năng này cung cấp sự linh hoạt và giúp người dùng khám phá dữ liệu theo cách phù hợp với các câu hỏi hoặc quan ngại cụ thể của họ, mà không cần phải dựa vào các định dạng báo cáo trước đây. Phân tích dự đoán Phân tích dự đoán trong các công cụ BI sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán xu hướng và kết quả trong tương lai. Tính năng này sử dụng các thuật toán thống kê và kỹ thuật học máy để dự đoán sự kiện tương lai, giúp các doanh nghiệp dự đoán những thay đổi trên thị trường, hành vi của khách hàng và những rủi ro tiềm năng.
Những lợi ích của các công cụ BI Nâng cao quyết định Một trong những lợi ích hàng đầu của các công cụ BI là khả năng nâng cao phương pháp ra quyết định chiến lược. Qua các thông tin dựa trên dữ liệu, các công cụ BI cho phép doanh nghiệp ra quyết định chắc chắn và chính xác hơn. Điều này mang lại kế hoạch chiến lược tốt hơn, phân bổ tài nguyên cải thiện và cơ hội thành công kinh doanh tốt hơn. Tăng hiệu quả Các công cụ BI giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa nhiều khía cạnh của phân tích dữ liệu và báo cáo, giúp tiết kiệm thời gian và giảm công việc cho nhân viên. Hiệu quả tăng dẫn đến tiết kiệm chi phí và cho phép nhân viên tập trung vào những công việc chiến lược hơn. Ưu thế cạnh tranh Với các công cụ BI, doanh nghiệp có được thông tin quý giá về xu hướng thị trường và khách hàng. Với thông tin này, doanh nghiệp có thể dẫn đầu so với đối thủ, xác định cơ hội thị trường mới và điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Quản lý rủi ro Phân tích dự đoán, một tính năng của nhiều công cụ BI, giúp trong việc quản lý rủi ro tích cực. Bằng cách dự báo xu hướng và rủi ro tiềm năng, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp dự phòng để giảm thiểu rủi ro tiềm năng, đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn hơn.
Thách thức của các công cụ BI Chi phí ban đầu và vận hành cao Một thách thức lớn đối diện với việc triển khai các công cụ BI là chi phí. Chi phí ban đầu cho việc mua và thiết lập các công cụ này có thể cao và có chi phí duy trì, cập nhật và đào tạo liên tục. Với các doanh nghiệp nhỏ, đây có thể là một gánh nặng tài chính đáng kể. Phức tạp Các công cụ BI thường yêu cầu kỹ năng chuyên môn và đào tạo để sử dụng hiệu quả, điều này có thể tạo ra thách thức về cả thời gian và tài nguyên cần thiết cho việc đào tạo nhân viên cũng như tìm kiếm nhân lực có kỹ năng tương ứng. Rủi ro an ninh dữ liệu Xử lý lượng lớn dữ liệu nhạy cảm, như các công cụ BI thì tăng cường rủi ro về việc vi phạm dữ liệu và thách thức an ninh. Đảm bảo an toàn và tuân thủ dữ liệu trong các công cụ này là một vấn đề rất lớn đối với các doanh nghiệp, vì công cụ này cần có các biện pháp an ninh mạnh mẽ và sự cảnh giác liên tục. Các vấn đề tích hợp Tích hợp các công cụ BI với hệ thống và quy trình làm việc hiện tại có thể mất thời gian và phức tạp. Các vấn đề về tương thích, đồng bộ dữ liệu và duy trì tính nhất quán dữ liệu trong quá trình tích hợp là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai các công cụ BI.
Những phần mềm BI hàng đầu là gì? Các công cụ thông tin kinh doanh là cần thiết cho các doanh nghiệp hiện đại để phân tích và diễn giải dữ liệu phức tạp. Một số công cụ BI hàng đầu hiện trên thị trường bao gồm: Zoho Analytics: Zoho Analytics là một công cụ tự phục vụ BI và phân tích dữ liệu cho phép người dùng tạo ra các biểu đồ và bảng điều chỉnh hấp dẫn trong vài phút. Tableau: Nổi tiếng với khả năng trực quan hóa dữ liệu tiên tiến, Tableau cho phép người dùng tạo ra các bảng điều khiển tương tác và chia sẻ được. Nó dễ sử dụng và có thể xử lý các bộ dữ liệu lớn. Microsoft Power BI: Nổi tiếng với sự tích hợp mượt mà với các sản phẩm Microsoft khác, Power BI cung cấp khả năng phân tích và trực quan hóa dữ liệu toàn diện. Đó là giao diện người dùng thân thiện và cung cấp kết nối dữ liệu đa dạng. Qlik: Phạm vi các công cụ BI của Qlik bao gồm QlikView cho phân tích hướng dẫn và Qlik Sense cho khám phá dữ liệu tự phục vụ. Bộ máy kết nối của họ nổi bật với khả năng kết nối thông tin từ nhiều nguồn. Sisense: Sisense được thiết kế để đơn giản hóa dữ liệu phức tạp cho người dùng ở mọi cấp độ, với giao diện kéo và thả thân thiện và khả năng xử lý bộ dữ liệu lớn từ nhiều nguồn. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về việc mua phần mềm BI để biết những cơ bản về công cụ thông tin kinh doanh như ưu điểm, các trường hợp sử dụng và những công cụ tốt nhất.
Nguồn: https://techtoday.co/what-are-business-intelligence-tools-how-do-they-work/
| Pros | Cons |
|---|---|
| Enhance strategic decision-making. | Include high initial and maintenance costs. |
| Streamline business processes. | Require specialized skills and training. |
| Provide competitive market insights. | Pose significant data security risks. |
| Aid in proactive risk management. | Present challenges in system integration. |
Business intelligence tools are critical assets in the arsenal of modern businesses. They go beyond mere data processing; they are essential for converting vast amounts of data into actionable insights.
By aggregating data from various sources, both internal and external, these tools provide a thorough view of an organization’s operational landscape. This capability is key to guiding businesses toward informed decision-making and strategic planning, and ultimately improving their business intelligence.
Jump to:
How do BI tools work?
BI tools operate through a multi-step process whose key steps are data collection, cleaning and integration, analysis and visualization. BI tools gather data from a variety of sources, such as internal databases, cloud storage, customer relationship management systems and external datasets.
BI tools are then used to clean and integrate data to create a unified, coherent dataset. This will allow the BI tools to properly analyze the data using various analytical processes, such as data mining, predictive analytics and machine learning algorithms, to transform raw data into actionable insights based on patterns, trends and relationships within the data.
From there, data analysts can take advantage of various visualization features offered by BI tools to create interactive dashboards, charts and graphs to display data in a way that makes it easier to understand and derive meaningful conclusions.
Types of BI tools
There are several types of BI tools, each serving different analytical purposes. From reporting to extracting, transferring and loading, here are some of the types of tools:
- Data visualization tools: BI tools that specialize in turning complex datasets into graphical representations for easier comprehension by teams, which helps users make better decisions quicker.
- Data mining tools: Data mining tools utilize AI, machine learning, statistics and database systems to find patterns in large datasets. They are great for uncovering hidden insights for strategic decisions.
- Online analytical processing: These tools enable multi-dimensional analytical queries, which are useful for complex calculations, trend analysis and data modeling.
- Reporting and query software: These are BI tools with a focus on generating structured reports and queries to sort, filter and display data.
- ETL: These tools, which extract data from various sources, transform it and load it into a database or data warehouse, help to maintain data consistency and usability.
- Self-service BI tools: Self-service tools allow end users to conduct their own data queries and report generation, making data analysis accessible to a broader range of users within an organization.
Key features of BI tools
Data integration
Data integration is a feature that involves the merging of data from disparate sources into a single, cohesive dataset. This process ensures the analysis is comprehensive and accounts for all relevant data points, regardless of their origin. Effective data integration is key to providing a unified view of business information, which is essential for accurate analysis and decision-making.
Data quality management
Data quality management in BI tools focuses on ensuring the accuracy, consistency and reliability of the data being analyzed. It includes processes like cleaning data, removing duplicates and correcting errors. High-quality data is a must for organizations to generate reliable insights.
Interactive dashboards
Interactive dashboards are a standout feature of many BI tools, as they offer customizable and user-friendly interfaces that display real-time data and insights. These dashboards allow users to quickly access, analyze and understand key business metrics, helping them make decisions immediately based on the latest data.
Ad hoc reporting
Ad hoc reporting allows users to create specific, on-demand reports tailored to their requirements. This feature provides flexibility and empowers users to explore data in a way that’s aligned with their specific questions or concerns, without relying on predefined report formats.
Predictive analytics
Predictive analytics in BI tools use historical data to predict future trends and outcomes. This feature employs statistical algorithms and machine learning techniques to predict future events, helping businesses to anticipate market changes, customer behavior and potential risks.
Benefits of BI tools
Enhanced decision-making
One of the top benefits of BI tools is their ability to enhance strategic decision-making. Through data-driven insights, BI tools enable businesses to make more informed and accurate decisions. This yields better strategic planning, improved resource allocation and a better likelihood of achieving business goals.
Increased efficiency
BI tools significantly streamline business processes by automating many aspects of data analysis and reporting, which saves time and reduces the workload on staff. Increased efficiency can lead to cost savings and allows employees to focus on more strategic tasks.
Competitive advantage
With BI tools, businesses gain valuable insights into market and customer trends. With this information, businesses can stay ahead of competitors, identify new market opportunities and tailor products or services to better meet customer needs.
Risk management
Predictive analytics, a feature of many BI tools, helps in proactive risk management. By forecasting future trends and potential risks, businesses can take preemptive approaches to mitigate potential risks, ensuring more stable and secure operations.
PREMIUM: Check out this risk management policy.
Challenges of BI tools
High initial and maintenance costs
A great challenge facing the implementation of BI tools is the cost. The initial investment for purchasing and setting up these tools can be high and there are ongoing costs for maintenance, updates and training. For small businesses, this can be a substantial financial burden.
Complexity
BI tools often require specialized skills and training to use effectively, which can pose a challenge in terms of both the time and resources needed for training employees as well as finding personnel with the necessary skills.
Data security risks
Handling large volumes of sensitive data, as BI tools do, increases the risk of data breaches and security challenges. Ensuring the security and compliance of data within these tools is a significant concern for businesses, as these tools need robust security measures and constant vigilance.
Integration issues
Integrating BI tools with existing systems and workflows can be complex and time-consuming. Compatibility issues, data synchronization and maintaining data integrity during integration are common challenges businesses face when implementing BI tools.
What are some top BI software?
Business intelligence tools are crucial for modern businesses to analyze and interpret complex data. Some of the top BI tools in the market include:
- Zoho Analytics: Zoho Analytics is a self-service BI and data analytics tool that enables users to create visually appealing visualizations and insightful dashboards in minutes.
- Tableau: Renowned for its advanced data visualization capabilities, Tableau enables users to create interactive and shareable dashboards. It’s easy to use and able to handle large data sets.
- Microsoft Power BI: Known for its seamless integration with other Microsoft products, Power BI offers comprehensive data analysis and visualization capabilities. It’s got a user-friendly interface and offers diverse data connectivity.
- Qlik: Qlik’s range of BI tools includes QlikView for guided analytics and Qlik Sense for self-service data discovery. Their associative engine stands out for its ability to insightfully connect data from multiple sources.
- Sisense: Sisense is designed to simplify complex data for users at all levels, featuring a user-friendly drag-and-drop interface and the ability to handle large data sets from multiple sources.
Check out our guide to purchasing BI software for BI basics such as pros, use cases and best tools.
