Công cụ chia sẻ màn hình tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn trong năm 2023 – Hợp tác từ xa của TechToday Cộng tác từ xa là một nguồn lợi lớn đối với các nhóm trên khắp đất nước hoặc toàn cầu, nhưng giao tiếp sẽ bị gián đoạn nếu bạn không thể chia sẻ ý tưởng. Nếu bạn đang trình bày trong một cuộc họp, học phần mềm mới, tạo thiết kế ban đầu hoặc phát triển hướng dẫn video, khả năng chia sẻ màn hình và hiển thị công việc của bạn là rất quan trọng. Mọi người cần phải thấy những gì bạn đang nói để xây dựng ngữ cảnh. Có một số giải pháp doanh nghiệp cho chia sẻ màn hình với các tính năng họp và giao tiếp đặc biệt, và mục tiêu của danh sách này là khám phá một số phần mềm tốt nhất hiện có. Nhảy tới: So sánh phần mềm chia sẻ màn hình hàng đầu Bảng dưới đây so sánh các phần mềm chia sẻ màn hình dựa trên các tính năng phổ biến khác cho hợp tác và giao tiếp. Kế hoạch Miễn phí Ghi âm Tin nhắn Bảng trắng Khả năng học phức tạp Giá cả Slack Có hạn Có Có Không Không $7.25 user/month Google Meet Có Có Có Có Không $6 user/month Microsoft Teams Có Có Có Có Một số $4 user/month Zoho Meeting Có Có Có Có Có $1 host/month cho 10 người tham dự Discord Có Không Có Không Có $2.99 user/month GoTo Meeting Không Có Có Có Có $12 user/month Zoom Có Có Có Có Không $149.90 user/year Webex Có Có Có Có Không $144 user/year Slack: Tốt nhất cho giao tiếp đơn giản Hình ảnh: Slack Slack là một trong những ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất cho các nhóm doanh nghiệp. Trong Slack, các nhóm có thể gửi tin nhắn, nhận thông báo, thực hiện video clip của màn hình hoặc gửi ghi âm âm thanh. Với Slack huddle, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi trong tin nhắn trực tiếp hoặc kênh vùng làm việc của bạn và nói chuyện hoặc chia sẻ màn hình. Phần mềm cung cấp một không gian làm việc có thể tùy chỉnh cho giao tiếp và là một lựa chọn tốt cho các tổ chức lớn và nhỏ. Giá cả Miễn phí: Gọi video và nhắn tin. Pro: $7.25 user/month, thanh toán hàng năm, hoặc $8.75 user/month, thanh toán hàng tháng. Business+: $12.50 user/month, thanh toán hàng năm, hoặc $15 user/month, thanh toán hàng tháng. Enterprise Grid: Nhiều tùy chọn tuân thủ dữ liệu và tính năng quản trị, xem bán hàng để biết thêm chi tiết. Tính năng Không giới hạn ứng dụng, cuộc họp, quy trình công việc và hơn 2.600 tích hợp. Ghi âm để gửi tin nhắn âm thanh và video. Tùy chỉnh cho giao tiếp không gian làm việc, như phản ứng emoji. Tự động hóa với xây dựng và tùy chỉnh quy trình công việc. Bảo mật và tuân thủ nâng cao. Kiểm soát quản trị chi tiết cho doanh nghiệp như” xác nhận tên miền, phân tích tin nhắn và quản lý người dùng. Canvas Slack – không gian cho tài liệu kênh của đội, FAQs, hướng dẫn, v.v. Ưu điểm Mã hóa dữ liệu của bạn và cung cấp xác thực hai yếu tố cho tất cả các kế hoạch. Tất cả các kế hoạch thanh toán đều có quyền truy cập vào tự động hóa. Dễ sử dụng và dễ học. Gói miễn phí bao gồm bảo mật, 10 tích hợp, huddle một cửa và quyền truy cập vào tin nhắn trong các kênh và DMs. Nhược điểm Chỉ một không gian làm việc cho tất cả các kế hoạch thanh toán ngoại trừ Enterprise Grid, không phải là phong phú tính năng so với người khác. Để biết thêm thông tin, đọc đánh giá Slack đầy đủ. Google Meet: Tốt nhất cho giao tiếp doanh nghiệp Hình ảnh: Google Một trong những công cụ họp trực tuyến phổ biến nhất là Google Meet, một giải pháp gọi video là một phần của Google Workspace. Bạn có thể truy cập hoàn toàn miễn phí hoặc chọn mua một gói đăng ký chuyên nghiệp Google Workspace. Nhóm sẽ có khả năng tổ chức cuộc họp nhóm lớn từ 100 đến 1000 người tham gia, thực hiện ghi âm và nhận xét, thực hiện bỏ phiếu và truy cập bảng trắng ảo. Giá cả Phiên bản miễn phí: Bất kỳ ai có tài khoản Gmail đều có thể tải xuống Google Meet để gọi và trò chuyện. Người dùng bắt đầu doanh nghiệp: $6 user/month, thanh toán hàng năm, hoặc $7.20 user/month, thanh toán hàng tháng. Doanh nghiệp Tiêu chuẩn: $12 user/month, thanh toán hàng năm, hoặc $14.40 user/month, thanh toán hàng tháng. Business Plus: $18 user/month, thanh toán hàng năm, hoặc $21.60 user/month, thanh toán hàng tháng. Doanh nghiệp: 5TB lưu trữ, cuộc họp 1000 người và tính mở rộng hơn, xem bán hàng. Tính năng Gọi video và thoại trong 24 giờ. Có tùy chọn chia sẻ màn hình, ghi âm và hủy tiếng ồn nền. Giao tiếp ảo qua bỏ phiếu, Q & A, giơ tay lên, chat và bảng trắng số. Kiểm soát quản trị viên, theo dõi điểm danh, phát trực tiếp và phòng họp chia nhỏ cho tùy chỉnh. Các lớp kế hoạch bắt đầu với đăng ký Google Workspace, bắt đầu với cuộc họp 100 người và tăng lên 150, 500 và 1000 trong các lớp kế hoạch cao hơn. Phiên bản miễn phí của Google Meet không yêu cầu đăng ký Google Workspace, bất kỳ ai có tài khoản Gmail đều có thể truy cập phiên bản miễn phí của ứng dụng doanh nghiệp của Google. Ưu điểm Phiên bản miễn phí của Google Meet cung cấp cuộc họp một giờ và hầu hết các tính năng của kế hoạch Starter Business bao gồm giơ tay lên, phản ứng, phòng họp chia nhỏ và bảng trắng. Tốt cho cá nhân, startup và nhóm doanh nghiệp. Nhược điểm Google Workspace phù hợp hơn cho các nhóm đã thành lập hơn. Đăng ký Google Workspace không đáng giá nếu bạn không sử dụng nhiều sản phẩm Google. Microsoft Teams: Tốt nhất cho gọi video doanh nghiệp Hình ảnh: Microsoft Ứng dụng giao tiếp nhanh chóng cho doanh nghiệp của Microsoft là Microsoft Teams, một ứng dụng nhắn tin và gọi video. Microsoft Teams đến hoàn toàn miễn phí với tài khoản Microsoft, và bạn chỉ cần tải về. Các phiên bản trả phí yêu cầu đăng ký đặc biệt; một là nâng cấp Microsoft Teams, và bất cứ gì cao hơn đòi hỏi một đăng ký Microsoft 365. Trong Microsoft Teams, bạn có thể sử dụng cuộc gọi nhóm, chia sẻ màn hình, trò chuyện, chia sẻ tệp và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào phiên bản. Giá cả Phiên bản miễn phí: cuộc họp nhóm một giờ cho tối đa 100 người và hợp tác trong ứng dụng. Microsoft Teams Cần thiết: $4 user/month, thanh toán hàng năm. Microsoft 365 Tiêu chuẩn Doanh nghiệp: $6 user/month, thanh toán hàng năm. Microsoft 365 Business Standard: $12.50 user/tháng, thanh toán hàng năm. Tính năng Cuộc họp video và chia sẻ màn hình không giới hạn. Mã hóa dữ liệu cho bảo mật tiên tiến. Hợp tác qua bảng trắng, bỏ phiếu và trò chuyện. Ghi âm, biên dịch và phụ đề trực tiếp. Email và chủ đề webinar với đăng ký điểm danh cho sự kiện. Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong Bộ công cụ Microsoft. Ưu điểm Phiên bản miễn phí bao gồm bảo mật tiên tiến, 5GB lưu trữ, bỏ phiếu và hợp tác. Kế hoạch trả phí bắt đầu với cuộc họp 30 giờ cho tối đa 300 người. Nhược điểm Các phiên bản trả phí có thể không đáng giá với các nhóm không sử dụng Bộ công cụ Microsoft. Có thể tốn kém hơn với số lượng thành viên nhóm càng nhiều. Để biết thêm thông tin, đọc thêm về Microsoft Teams. Zoho Meeting: Tốt nhất cho quy trình làm việc phức tạp Hình ảnh: Zoho Meeting Nền tảng Zoho cung cấp nhiều ứng dụng doanh nghiệp, bao gồm một giải pháp cuộc họp gọi là Zoho Meeting. Nhóm có thể chọn giữa các đăng ký cho cuộc họp hoặc webinar. Dưới đây là danh sách các kế hoạch họp vì các tầng webinar không được trang bị các tính năng họp. Trong các kế hoạch họp, nhóm có thể truy cập phiên bản miễn phí đầy đủ hoặc hai kế hoạch trả phí giá rẻ dưới 5 đô la mỗi host/tháng. Bạn có thể gọi video, chia sẻ màn hình, trò chuyện, bỏ phiếu và hợp tác với bảng trắng. Một cuộc họp có thể kéo dài tới 24 giờ và có tùy chọn cho 250 thành viên trong các tầng trả phí. Giá cả Dựa trên số người tham gia bạn cần bắt đầu từ 10. Giá cả Miễn phí: Có thể tổ chức cuộc họp một giờ với tối đa 100 người tham dự và truy cập một số điều khiển người dùng. Tiêu chuẩn: $1 host/tháng cho 10 người tham dự, thanh toán hàng năm, hoặc $2 host/tháng cho 10 người tham dự, thanh toán hàng tháng. Chuyên nghiệp: $3 host/tháng 10 người tham dự, thanh toán hàng năm hoặc hàng tháng. Nhiều tính năng Quay số, chia sẻ màn hình và trò chuyện. Hợp tác với giơ tay lên, bỏ phiếu, ghi chú và truy cập bảng trắng. Tùy chỉnh với nền tảng và phản ứng emoji. Báo cáo, ghi âm và biên dịch để thu được cái nhìn sau cuộc họp. Ưu điểm Kế hoạch miễn phí cung cấp một ít mẫu họp và tính năng webinar, báo cáo cơ bản và kiểm soát người kiểm duyệt như tắt tiếng và loại bỏ người tham dự. Tốt cho doanh nghiệp nhỏ mà không cần nhiều giải pháp họp cho 250 người tham dự. Nhược điểm Bạn trả tiền dựa trên số người dùng bạn muốn và nó chỉ tăng lên tới 250 cho các cuộc họp. Kế hoạch miễn phí có ít quyền truy cập hơn vào các tích hợp ứng dụng doanh nghiệp Zoho. Discord: Tốt nhất cho ý tưởng nhóm và giao tiếp thông thường Hình ảnh: Discord Một lựa chọn tốt cho giao tiếp ảo mà lại phải chăng là Discord. Nền tảng cung cấp khả năng phát triển cộng đồng gọi là máy chủ cho bất kỳ ai bạn muốn mời. Trên máy chủ, bạn có thể thực hiện cuộc gọi trong đó bạn chia sẻ màn hình, tham gia vào nhiều luồng và thêm nền video. Discord cũng cung cấp một kế hoạch trả phí để tùy chỉnh hơn, nhưng kế hoạch miễn phí cũng đủ tốt cho hợp tác trong các nhóm lớn. Giá cả Discord: Miễn phí với gọi video, chia sẻ màn hình, trò chuyện và chia sẻ tệp. Nitro Cơ bản: $2.99 user/tháng, thanh toán hàng tháng. Nitro: $9.99 user/tháng, thanh toán hàng tháng. Tính năng Gọi video, chia sẻ
Nguồn: https://techtoday.co/best-screen-sharing-software-for-your-business-in-2023/
Remote collaboration is a huge asset for teams across the country or globe, but communication breaks down if you can’t share ideas. If you’re presenting in a meeting, learning new software, creating original designs or developing video tutorials, the ability to share your screen and show your work is vital. People need to see what you’re talking about to build context. There are a number of business solutions for screen sharing with special meeting and communication capabilities, and the goal of this list is to explore some of the best software available.
Jump to:
Top screen sharing software comparison
The table below compares the screen sharing software based on other popular features for collaboration and communication.
| Free plan | Recording | Messaging | Whiteboards | Strong learning curve | Pricing | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Slack | Yes | Limited | Yes | No | No | $7.25 user/month |
| Google Meet | Yes | Yes | Yes | Yes | No | $6 user/month |
| Microsoft Teams | Yes | Yes | Yes | Yes | Somewhat | $4 user/month |
| Zoho Meeting | Yes | Yes | Yes | Yes | Yes | $1 host/month for 10 attendees |
| Discord | Yes | No | Yes | No | Yes | $2.99 user/month |
| GoTo Meeting | No | Yes | Yes | Yes | Yes | $12 user/month |
| Zoom | Yes | Yes | Yes | Yes | No | $149.90 user/year |
| Webex | Yes | Yes | Yes | Yes | No | $144 user/year |
Slack: Best for simple communication
Slack is one of the most popular messaging apps for business teams. In Slack, teams can send messages, get notifications, make video clips of their screen or send audio recordings. With Slack huddles, you can start a call in direct message or your workspace channel and talk or screen share. The software offers a customizable workspace for communication and is a great option for large and small organizations.
Pricing
- Free: Calling and messaging.
- Pro: $7.25 user/month, billed annually, or $8.75 user/month, billed monthly.
- Business+: $12.50 user/month, billed annually, or $15 user/month, billed monthly.
- Enterprise Grid: More data compliance options and admin features, see sales for more.
Features
- Unlimited apps, meetings, workflows and over 2,600 integrations.
- Recording for sending audio and video messages.
- Customization for workspace communication, like emojis reactions.
- Automation with workflow building and customization.
- Advanced security and compliance.
- Detailed admin control for enterprises like domain claiming, message analytics and user management.
- Slack canvases – space for team channel documentation, FAQs, guides, etc.
Pros
- Encrypts your data and offers two-factor authentication for all plans.
- All paid plans have access to automation.
- Intuitive and easy to learn.
- The free plan includes security, 10 integrations, one-on-one huddles and access to messaging in channels and DMs.
Cons
- Only one workspace for all paid plans except Enterprise Grid, which has unlimited workspaces.
- Not very feature-rich compared to others.
For more information, read the full Slack review.
Google Meet: Best for enterprise communication
One of the most popular virtual meeting tools is Google Meet, a video calling solution part of Google Workspace. You can access it completely free or choose to buy a professional Google Workspace subscription. Teams will be able to host large team meetings from 100 to 1000 participants, make recordings and comments, take polls and access virtual whiteboards.
Pricing
- Free version: Anyone with a Gmail account can download Google Meet to call and chat.
- Business Starter: $6 user/month, billed annually, or $7.20 user/month, billed monthly.
- Business Standard: $12 user/month, billed annually, or $14.40 user/month, billed monthly.
- Business Plus: $18 user/month, billed annually, or $21.60 user/month, billed monthly.
- Enterprise: 5TB storage, 1000 person meetings and more scalability, see sales.
Features
- Video and voice calling for up to 24 hours.
- Options to screen share, record and cancel background noise.
- Virtual communication via polling, Q&A, hand raising, chat and digital whiteboards.
- Moderator controls, attendance tracking, live streaming and breakout rooms for customization.
- Plan tiers start with Google Workspace subscription, which start with 100 person meetings and increase to 150, 500 and 1000 in higher tiers.
- The free version of Google Meet does not require a subscription to Google Workspace, anyone with a Gmail account can access the free versions of Google business apps.
Pros
- Free version of Google Meet offers one hour long meetings and most of the Business Starter plan includes hand raising, reactions, breakout rooms and whiteboarding.
- Great for individuals, startups and enterprise teams.
Cons
- Google Workspace is a better fit for more established teams.
- The Google Workspace subscription isn’t worth it if you don’t use many Google products.
Microsoft Teams: Best for enterprise calling
Microsoft’s offering for fast business communications is Microsoft Teams, a messaging and video calling app. Microsoft Teams comes completely free with a Microsoft account, and you just have to download it. The paid versions require special subscriptions; one is a Microsoft Teams upgrade, and anything higher requires a subscription to Microsoft 365. In Microsoft Teams, you can use group calling, screen share, chat, share files and so much more, depending on the version.
Pricing
- Free version: one-hour group calls for up to 100 people and in-app collaboration.
- Microsoft Teams Essentials: $4 user/month, billed annually.
- Microsoft 365 Business Basic: $6 user/month, billed annually.
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50 user/month, billed annually.
Features
- Unlimited video calling and screen sharing.
- Data encryption for advanced security.
- Collaboration through whiteboards, polling and chats.
- Recording, transcripts and live captions.
- Email and webinar hostings with attendance registration for events.
- Easily integrate with other apps in Microsoft Suite.
Pros
- Free version includes advanced security, 5GB storage, polling and collaboration.
- Paid plans start with 30 hour meetings for up to 300 people.
Cons
- Paid versions may not be worth it for teams that don’t use Microsoft Suite.
- Can be costly the more team members you have.
For more information, read more about Microsoft Teams.
Zoho Meeting: Best for complex workflows
The Zoho platform offers many business applications, including a meeting solution called Zoho Meeting. Teams will be able to choose between subscriptions for meetings or webinars. Below, we cover the meeting plans because webinar tiers don’t come with meeting features.
In meeting plans, teams can access a stacked free version or two affordable paid plans under $5 per host/month. You can video call, share screens, chat, poll and collaborate with whiteboards. A meeting can be as long as 24 hours and has the option for 250 members in paid tiers. Pricing is based on the number of participants you need starting at 10.
Pricing
- Free: Can host one hour meetings with up to 100 attendees and access some user controls.
- Standard: $1 host/month for 10 attendees, billed annually, or $2 host/month per 10 attendees, billed monthly.
- Professional: $3 host/month 10 attendees, billed annually or monthly.
Features
- Calling, screen sharing and chat.
- Collaborate with hand raising, polling, note-taking and whiteboard access.
- Customization with video backgrounds and emoji reactions.
- Reporting, recording and transcripts for post-meeting insights.
Pros
- Free plan offers a taste of both meeting and webinar features, basic reporting and moderator control like muting and removing participants.
- Great for small businesses that don’t need meeting solutions for 250 participants.
Cons
- You pay based on the number of users you want and it only goes up to 250 for meetings.
- Free plan has less access to Zoho business app integrations.
Discord: Best for group brainstorming and casual communication
One great option for virtual communication that’s affordable is Discord. The platform offers the ability to develop communities called servers for anyone you want to invite. On the server, you can make calls where you share your screen, participate in multi-streams and add video backgrounds. Discord also offers a paid plan for more customization, but the free plan is fine for large-group collaboration.
Pricing
- Discord: Free with calling, screen sharing, chat and file sharing.
- Nitro Basic: $2.99 user/month, billed monthly.
- Nitro: $9.99 user/month, billed monthly.
Features
- Calling, screen sharing, multi-streams and chat available.
- Easy communication with a variety of emojis, separate topic channels, voice messages and direct messaging.
- Accessibility options like screen reading and keyboard navigation.
- Slash commands for communication with bots and the ability to create your own slash commands.
- Overall, the software is designed for entertainment, so you can do things like play games and edit memes or images to share.
Pros
- Functional free version.
- Can fit any size team.
- Ability to make public and invite-only servers.
Cons
- Slightly better for casual communication over scheduled meetings.
- No in-app whiteboards or polling (but can manually create polls).
GoTo Meeting: Best for small teams
If you’re a small team looking for a feature-rich option dedicated to business meetings then GoTo Meeting is a great choice. They have unlimited meetings with no time limits, as well as collaboration tools and advanced security for data. While it may not double as an option for big events or webinars it has plans to fit teams of 250 participants or less.
Pricing
- Professional: $12 user/month, billed annually, or $14.40 user/month, billed monthly.
- Business: $12 user/month, billed annually, or $14.40 user/month, billed monthly.
- Enterprise: Access to onboarding, dedicated representative and volume discounts, see sales.
Features
- Video calls, recordings, chat and screen sharing are in all plans.
- Personal meeting rooms, breakout rooms and locked meetings for privacy.
- Collaboration with notes, drawings, hand raising and shareable presentation as PDFs.
- SSO and data encryption for security.
Pros
- No time limits.
- Most tiers have access to the majority of features including HIPAA compliance.
Cons
- Not as many participants per meeting as in other options.
- Can be costly for small teams to afford, especially with no free plan.
Zoom: Best for established enterprises
One of the biggest platforms for virtual calling is Zoom, and they have quite a few features to offer. You can run large group meetings, take notes and leverage AI to recap meeting topics discussed. The software is very feature-rich and offers advanced reporting and customization on top of regular calling capabilities. Zoom has a great free version, but most of the paid plans offer solutions for more complex needs.
Pricing
- Basic: Meetings, chats and notes.
- Pro: $149.90 user/year, or $15.99 user/month, billed monthly.
- Business: $199.90 user/year, or $19.99 user/month, billed monthly.
- Business Plus: $250 user/year, or $25 user/month, billed monthly.
- Enterprise: 1000 person meetings with more security and support offerings, see sales.
Features
- Unlimited meetings and chats.
- Paid plans offer 30 hour meetings and 5GB to 10GB of storage.
- Users can have 100, 300, 500 and 1000 person meetings depending on the tier.
- Collaboration with whiteboards, polling and messaging.
- AI assistant for searching meeting content.
- Admin controls like user management, reporting, transcripts and automated captions.
- Customization with backgrounds, filters and company branding.
- Security via encryption and enterprise-grade protections like ID masking and fraud detection.
Pros
- All plans have screen sharing and advanced security.
- Free tier offers 40 minute meetings, 3 whiteboards and up to 100 person meetings.
Cons
- Paid subscription costs may be too much for newer or small teams.
- Support is very limited across plan tiers.
Webex Meetings: Best for regular team meetings
For teams looking for specialized subscriptions for calling, meetings or webinars, Webex is a great virtual option. The platform offers Subscriptions according to your exact needs, with their Meetings subscriptions offering multiple plan tiers. Their plans offer screen sharing, video voicemails, whiteboards, breakout rooms and a lot more.
Pricing
- Webex Free: Meetings, chat and most collaboration features.
- Webex Meet: $144 user/year, or $14.50 user/month, billed monthly.
- Webex Suite: $270 user/year, or $25 user/month, billed monthly.
- Webex Enterprise: More support and security with 1000 person meeting capacity, see sales.
Features
- Meetings, recordings, chats and limited phone calls.
- Customization with virtual backgrounds and custom sync view before meetings.
- Collaboration with whiteboards, chat, polling, reactions, hand raising and Q&A.
- 24 hour meetings for 100, 200 or 1000 people depending on the paid plan.
- Transcriptions and captions in all paid plans.
Pros
- Feature-rich and great for established teams.
- Free version allows meeting, recording, collaboration features, HIPAA compliance, encryption and 40 minute meetings for 100 people.
- All paid plans have full support via email, chat and phone.
Cons
- Paid tiers can get costly the more members you need to add.
Key features of screen sharing software
The best communication software for you will really depend on your exact workflow, but there are helpful criteria to help sort through all the different options. The features below all have huge benefits for teams of all sizes.
Free plan
Finding a free plan is important for most software decision-making; but with video calling, it’s more important because the software gets very expensive on paid plans. Depending on the actual number of participants or licenses you need, it can be one of the most costly subscriptions for your entire business.
With freemium versions, you can have users with limited access attend meetings without having to buy a $10 to $20 license for 100 people. Many of the free tiers on this list actually allow up to 100 participants, usually for only one hour or less.
Even if a free version isn’t enough to meet your team’s workflow, you can still use it to test the software. The last thing you want is a subscription to software that lags, doesn’t have collaboration features and fails to integrate with preferred software.
Recording
Being able to share your screen is great, but also being able to record the meeting for the future is even better. Not all communication applications have the best recording options, but most meeting-focused tools do and even offer them in their free versions.
Recording your meetings is ideal for creating tutorials, referencing back to and making multimedia content. Teams that have a social media presence can post meeting videos and repurpose them for podcasts.
Messaging
The next best thing to the video call capability is being able to communicate silently during meetings. In-meeting chats help separate changing topics while avoiding interrupting the speaker. Direct messages during the meeting are also super helpful for going over ideas or asking questions without derailing the current conversation.
Many of the tools on this list also offer general chat and direct messaging without having to launch a meeting like Slack, Microsoft Teams and Discord. If your meeting software also doubles as your daily messaging app, then you can save quite a bit of time and money.
Whiteboards
A popular way to brainstorm and organize ideas during meetings is through interactive whiteboards. It’s one of the most common collaboration features of meeting software, along with polling and hand raising. Not every screen sharing tool has in-app collaboration, but the ones that do will make it easier to use meetings for important decision-making.
Learning curve
Arguably more important than any feature or price is whether the software has a learning curve that’s too much for your team. All software takes time to learn, but if it takes forever to get your meeting software to work properly, then you lose a lot of time. You will need to push back and reschedule meetings with clients and your team and reschedule your whole week or even month, depending on the damage.
How do I choose the best screen sharing for my business?
The number one consideration you should have is knowing how your team feels about certain software and what features they need to be productive. If your team wants a casual communication space with topic channels, direct messages and the ability to join calls in a second, then tools like Discord, Slack and Microsoft Teams will work.
For companies that want a meeting software to handle large volumes of participants, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams and Webex are great considerations. For medium-sized teams that want feature-rich options, then Goto Meeting and Zoho meetings are perfect for 250-person or less company meetings.
Most of the tools on this list have similar features, the deciding factor is what you can’t go without.
Methodology
The main factors for the software selected were whether they could screen share, chat and hold meetings. Special features like collaboration and reporting were highlighted to help differentiate capabilities. Usability was also considered, along with how functional their free plans were to get work done.
