Nhận thêm 15GB dữ liệu mà không lo bị mất tin nhắn trên Gmail

Nếu bạn đã có tài khoản Gmail trong nhiều năm thì rất có thể bạn có hàng ngàn của tin nhắn chưa đọc. Nếu bạn sắp sử dụng hết 15GB dung lượng lưu trữ miễn phícó thể bạn đã cố gắng xóa một số email spam hoặc hủy đăng ký nhận các bản tin mà bạn đã ngừng đọc. Nhưng nếu ý tưởng của dọn dẹp hộp thư đến Gmail của bạn khiến bạn sợ hãi và không muốn bắt đầu trả tiền để có thêm dung lượng, hãy đọc tiếp: Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách đưa tài khoản của bạn trở lại hộp thư đến số 0 trong khi vẫn giữ tất cả email cũ của bạn.

Tất cả những gì bạn cần làm là tạo tài khoản Gmail thứ hai để lưu trữ tất cả thư hiện tại của bạn. Không có hạn chế về số lượng tài khoản Google miễn phí mà bạn có thể sở hữu, điều đó có nghĩa là bạn có thể thiết lập một tài khoản làm tài khoản lưu trữ chuyên dụng và sau đó chuyển tất cả email cũ của bạn sang tài khoản đó.

Chuyển thư Gmail của bạn cũng là một chiến lược tuyệt vời nếu bạn có tài khoản Gmail trường học hoặc doanh nghiệp mà bạn không thể truy cập vĩnh viễn. Hầu hết các trường đại học và doanh nghiệp sẽ hủy kích hoạt tài khoản của bạn khi bạn không còn là sinh viên hoặc nhân viên nữa, vì vậy nếu muốn xem các tin nhắn và tệp cũ của mình, bạn sẽ phải chuyển chúng sang tài khoản cá nhân trước khi mất quyền truy cập.

Việc hoàn tất toàn bộ quá trình chuyển thư Gmail của bạn sang tài khoản mới không mất nhiều thời gian. cũng vậy dài, nhưng nó sẽ phụ thuộc vào số lượng tin nhắn bạn có. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình đơn giản để chuyển email từ tài khoản cũ sang tài khoản mới (bao gồm bước quan trọng là sao lưu mọi thứ trước tiên).

Để biết thêm về Gmail, hãy tìm hiểu về Gmail tóm tắt AI mới hoặc cách sử dụng phản ứng biểu tượng cảm xúc.

Bạn có thể lưu trữ bao nhiêu dữ liệu trên Gmail?

Mười lăm gigabyte dung lượng miễn phí nghe có vẻ nhiều khi bạn tạo một tài khoản Gmail nhưng nó sẽ nhanh chóng bị lấp đầy. Trước hết, 15GB không chỉ được sử dụng cho email: Nó còn bao gồm các tệp bạn đã lưu trong Google Drive và Google Photos.

Nếu bạn thường xuyên gửi hoặc nhận tin nhắn chứa các tệp lớn như video hoặc nếu bạn thấy mình tải nhiều ảnh và video lên Google Photos thì sẽ không lâu nữa bạn sẽ thấy thông báo “Bộ nhớ tài khoản đã đầy”. ” thông báo. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email trên tài khoản này nữa, vì vậy bạn nên làm điều gì đó càng sớm càng tốt.

Giải pháp nhanh nhất là nâng cấp lên tài khoản Google One. Ngay cả khi bạn chọn gói ít tốn kém nhất — 100GB với giá 20 USD một năm — bạn vẫn sẽ phải trả tiền để lưu trữ các email cũ mà bạn thậm chí có thể không cần nữa.

Nếu không muốn mua thêm dung lượng, bạn luôn có thể xóa các email cũ của mình. Bạn có thể lấy lại dung lượng lưu trữ đáng kinh ngạc bằng cách bỏ các tệp lớn vào thùng rác. Gmail giúp bạn dễ dàng xác định và xóa tập tin theo kích thước. Mặc dù vậy, lựa chọn đó có vẻ tẻ nhạt; có thể bạn không muốn mất hàng giờ để sàng lọc những lá thư từ một thập kỷ trước hoặc hơn, quyết định xem ký ức nào nên giữ lại và ký ức nào cần loại bỏ vĩnh viễn.

Luôn có tùy chọn tải các tệp lớn xuống máy tính để bàn của bạn trước khi xóa chúng khỏi tài khoản Google của mình, nhưng đến một lúc nào đó, bạn có thể gặp phải vấn đề tương tự với các tệp cục bộ của mình và phải quản lý dung lượng lưu trữ trên thiết bị của mình.

Điều này đưa chúng ta đến “tùy chọn hạt nhân”: Chuyển tất cả email của bạn sang tài khoản Gmail mới.

Cách chuyển thư Gmail của bạn sang tài khoản email mới

Trước khi bắt đầu quá trình chuyển Gmail, chúng tôi khuyên bạn nên sao lưu email của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tải email xuống máy tính hoặc ổ cứng ngoài. Bạn có thể xóa bản sao lưu sau khi chuyển xong email sang tài khoản mới nếu muốn, nhưng bạn nên lưu trữ cục bộ một bản sao bổ sung.

Để sao lưu thư Gmail của bạn, hãy truy cập Google Takeout. Sử dụng tài khoản Gmail thử nghiệm chứa khoảng 75.000 thư của chúng tôi, chúng tôi đã tải xuống từ Google Takeout sau khoảng 2 giờ.

Khi bạn đã lưu bản sao email của mình, bạn đã sẵn sàng bắt đầu chuyển chúng. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:

1. Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Gmail ban đầu của bạn, nhấp vào biểu tượng “bánh răng” ở trên cùng bên phải và nhấp vào Xem tất cả cài đặt.

2. Chọn Chuyển tiếp POP/IMAP rồi chọn tùy chọn Bật POP cho tất cả thư (POP là viết tắt của Post Office Protocol).

3. Bạn sẽ có một số tùy chọn bên dưới Khi tin nhắn được truy cập bằng POP. Để tự động xóa email khỏi tài khoản ban đầu của bạn sau khi chuyển, hãy chọn xóa bản sao của Gmail.

4. Lựa chọn Lưu thay đổi.

Bây giờ là lúc tạo tài khoản mới và chuyển tất cả tin nhắn của bạn sang đó:

Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy tạo tài khoản Gmail hoàn toàn mới, không có hộp thư đến — chúng tôi sẽ gọi đây là tài khoản lưu trữ của bạn.

1. Đăng nhập vào tài khoản lưu trữ mới của bạn, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng và chọn Xem tất cả cài đặt.

2. Chọn Tài khoản và nhập khẩu ở trên cùng, sau đó chọn Thêm tài khoản thư ở cạnh Kiểm tra thư từ các tài khoản khác.

3. Trong cửa sổ bật lên, nhập tên tài khoản Gmail ban đầu của bạn. Lựa chọn Kế tiếp.

4. Lựa chọn Nhập email từ tài khoản khác của tôi (POP3)Vàlựa chọn Kế tiếp lại.

5. Nhập mật khẩu của tài khoản Gmail ban đầu của bạn. Bạn cũng có thể được yêu cầu tạo mật khẩu ứng dụng Google (xem ghi chú bên dưới).

6. Lựa chọn 995 dưới Cảng.

7. Đánh dấu vào 3 ô sau: Luôn sử dụng kết nối an toàn (SSL) khi truy xuất thư, Dán nhãn tin nhắn đến, Lưu trữ tin nhắn đến (Bỏ qua Hộp thư đến)

8. Lựa chọn Thêm tài khoản.

Có thể bạn sẽ cần tạo mật khẩu ứng dụng Google để chuyển thư Gmail

Chúng tôi đã thử nghiệm quá trình chuyển thư Gmail này hai lần và cả hai lần mật khẩu tiêu chuẩn cho tài khoản Gmail đều không hoạt động. Sau một hồi nghiên cứu, chúng tôi xác định rằng cần tạo “mật khẩu ứng dụng” tạm thời để đồng bộ hóa các tài khoản.

Mật khẩu ứng dụng Google là mật mã gồm 16 chữ số được tạo cho các ứng dụng hoặc thiết bị “kém an toàn” hơn để truy cập vào tài khoản Google của bạn. Chúng hoạt động chính xác như mật khẩu Google của bạn.

Nếu mật khẩu Google thông thường của bạn không hoạt động để đồng bộ hóa tài khoản Gmail, hãy truy cập https://myaccount.google.com/apppasswords để tạo mật khẩu ứng dụng. Chỉ cần tạo tên cho mật khẩu — chúng tôi đã sử dụng “Chuyển email hàng loạt” — rồi nhấn nút Tạo. Bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên với mật mã 16 chữ số mới của mình.

Sau khi bạn đã tạo mật khẩu ứng dụng, hãy quay lại bước 6 của hướng dẫn ở trên và sử dụng mật khẩu ứng dụng mới đó thay vì mật khẩu thông thường của bạn.

Quan trọng: Google sẽ chỉ hiển thị mật khẩu ứng dụng của bạn một lần. Sau khi tạo xong, bạn không thể yêu cầu xem lại, vì vậy hãy nhớ ghi lại hoặc ghi lại sau khi được tạo.

Trung tâm trợ giúp của riêng Google đề cập rằng “mật khẩu ứng dụng không được khuyến nghị và không cần thiết trong hầu hết các trường hợp.” Vì vậy, sau khi chuyển xong thư Gmail của mình, chúng tôi khuyên bạn nên xóa mật khẩu ứng dụng của mình.

Điều gì xảy ra sau khi tài khoản Gmail của tôi được đồng bộ hóa?

Khi bạn đã liên kết thành công tài khoản lưu trữ Gmail mới với tài khoản ban đầu của mình, email của bạn sẽ bắt đầu được chuyển tự động. Quá trình này có thể mất vài giờ hoặc vài ngày, tùy thuộc vào số lượng email bạn có.

Trong tài khoản thử nghiệm của chúng tôi với khoảng 75.000 thư, chúng tôi nhận thấy rằng Gmail mất khoảng 2 ngày để chuyển tất cả chúng từ tài khoản ban đầu sang tài khoản thư lưu trữ mới.

Quan trọng: Sau khi chuyển thư Gmail sang tài khoản thư đã lưu trữ của bạn, tài khoản Gmail ban đầu của bạn sẽ đặt tất cả các thư đó vào thư mục Thùng rác và bạn sẽ cần phải dọn sạch thư mục này theo cách thủ công. Việc xóa 75.000 tin nhắn đó khỏi Thùng rác mất khoảng một giờ.

Trước khi chuyển thư Gmail, tài khoản thử nghiệm của chúng tôi đã sử dụng nhiều hơn 12GB một chút, tương đương 80% trong số 15GB miễn phí của Google. Sau khi chuyển, tài khoản chỉ sử dụng 0,66GB, trong đó 0,06GB là từ Gmail.

Những thư Gmail nào sẽ không được chuyển?

Chúng tôi nhận thấy rằng Gmail đã chuyển tất cả thư của chúng tôi ngoại trừ hai danh mục — Thư nháp và Thư rác.

Bạn sẽ cần phải quyết định phải làm gì với Thư nháp của mình theo cách thủ công. Thư rác sẽ tự động bị xóa sau mỗi 30 ngày, vì vậy bạn có thể để Gmail xử lý việc đó hoặc tự mình chuyển vào thư mục Thư rác sau khi chuyển thư của mình và xóa hoặc chuyển tiếp những thư đó.

Sau khi tất cả email của bạn đã được nhập vào tài khoản mới, hãy tận hưởng trải nghiệm hộp thư đến số 0. Bạn đã mang lại cho tài khoản ban đầu của mình một sức sống mới.

Tại thời điểm này, có hai bước cuối cùng: bạn sẽ muốn dừng quá trình chuyển tự động để có thể tiếp tục sử dụng tài khoản ban đầu của mình và bạn sẽ muốn xóa mật khẩu ứng dụng đó nếu phải tạo.

1. Đăng nhập vào tài khoản mới của bạn, đi vào Cài đặt và chọn Xem tất cả cài đặt.

2. Chọn Tài khoản và nhập khẩu rồi chọn xóa bỏ cho tài khoản ban đầu của bạn (dưới Kiểm tra thư từ các tài khoản khác.)

3. Khi được nhắc Xác nhận xóa tài khoản thưlựa chọn ĐƯỢC RỒI.

Nếu bạn phải tạo mật khẩu ứng dụng Google và muốn xóa mật khẩu đó ngay bây giờ, hãy quay lại https://myaccount.google.com/apppasswords và nhấp vào biểu tượng thùng rác bên cạnh mật khẩu bạn đã tạo.

Xin chúc mừng, bạn đã hoàn tất.

Một lưu ý quan trọng cuối cùng: Google sẽ xóa tài khoản không hoạt động trong hơn hai năm. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn không hoàn toàn bỏ qua tất cả các email cũ sau khi chuyển chúng. Nếu bạn không định thường xuyên sử dụng tài khoản lưu trữ của mình để gửi email, bạn vẫn có thể duy trì hoạt động của tài khoản bằng cách đăng nhập ít nhất hai năm một lần.