5 cách tăng cường kế hoạch dự án của bạn với Trello

5 cách để tăng cường kế hoạch dự án của bạn với Trello

#Trello #Quản_lý_dự_án #Kanban #Tổ_chức_dự_án

Không có Trello, việc quản lý dự án này sẽ trở thành cơn ác mộng. Tôi đã sử dụng Trello từ nhiều năm nay và nó đã giúp tôi dễ dàng hơn khi lập kế hoạch dự án.

Trước khi tiếp tục, tôi muốn xóa tan sự lo lắng rằng Trello chỉ dành cho dự án kinh doanh. Đó không phải là sự thật. Tôi đã sử dụng Trello cho mọi thứ, từ viết văn bản, lập kế hoạch, quản lý sản xuất sân khấu đến việc đề xuất bài viết cho khách hàng và thậm chí lập kế hoạch cho các cuốn sách. Trello có thể giúp tăng cường cho mọi loại dự án bạn có.

Hãy để tôi chỉ cho bạn cách mà nó thực hiện điều này.

1. Đó là về Kanban
Nếu bạn chưa quen thuộc với bảng Kanban, hãy để tôi giới thiệu cho bạn. Bảng Kanban là biểu diễn hình ảnh của dự án của bạn được chia thành các cột.
Ví dụ, bạn có thể có một bảng dự án có tên Làm Việc Nhà với các cột có tiêu đề Đang Đợi, Đang Thực Hiện, và Đã Hoàn Thành. Sau đó, bạn có thể thêm một thẻ có tên Nấu Cơm vào cột Đang Đợi. Khi bạn bắt đầu làm việc trên công việc đó, kéo và thả thẻ Nấu Cơm từ Đang Đợi sang Đang Thực Hiện. Khi công việc hoàn thành, kéo thẻ Nấu Cơm từ Đang Thực Hiện sang Đã Hoàn Thành.
Bảng Kanban giúp bạn dễ dàng thấy được mỗi công việc (thẻ) đang ở đâu trong quy trình. Tất nhiên, bạn có thể tạo bao nhiêu cột tùy thích. Ví dụ, trong Không Gian Sản Xuất của series Me And My Muse của tôi, tôi có các cột cho Địa Điểm, Diễn Viên, Ý Tưởng Tập, Pilot, EP2, EP3, v.v.
Trong trường hợp này, tôi không kéo và thả thẻ giữa các công việc mà thay vào đó thêm thẻ vào từng cột để theo dõi những gì cần thiết. Trong tất cả những nỗ lực để quản lý các dự án, bảng Kanban là lựa chọn tốt nhất. Điều quan trọng là hãy đảm bảo bạn tạo bảng của mình một cách sao cho giúp bạn nhìn qua tổng quan dự án của mình và trạng thái của tất cả các công việc.

2. Chia sẻ là quan trọng
Một điều khác mà thực sự có thể giúp bạn là chia sẻ bảng của bạn với những người sẽ tham gia vào dự án.
Sau khi thêm người dùng, bạn có thể giao cho họ các thẻ mà họ cần tham gia vào phần đó của câu đố, điều này rất hữu ích khi bạn đã thêm nhiều thành viên vào bảng, nhưng không phải ai cũng cần truy cập vào mọi thẻ.

Khi các thành viên đã chấp nhận lời mời của họ vào bảng, bạn có thể thêm họ từng cá nhân vào từng thẻ. Sau đó, khi một thành viên đã được thêm, họ cũng có thể theo dõi thẻ đó, điều này có nghĩa là Trello sẽ tự động gửi thông báo cho họ nếu có bất kỳ thay đổi nào. Việc thêm thành viên vào một thẻ rất đơn giản (và hiệu quả).

3. Chi tiết quan trọng
Bạn có thể cảm thấy cám dỗ để thêm một thẻ vào cột mà không có gì ngoài tiêu đề. Điều đó hoàn toàn hợp lý nếu công việc là đơn giản. Nhưng nếu công việc cần hướng dẫn hoặc bất kỳ chi tiết nào khác, bạn sẽ muốn thêm vào.
Mỗi thẻ có một phần mô tả, một hình ảnh bìa, tệp đính kèm, ngày tháng, danh sách công việc, nhãn và nhiều hơn nữa. Mỗi thông tin bạn thêm vào một thẻ, người được giao sẽ chuẩn bị tốt hơn cho sự thành công.
Tôi đã gặp trường hợp mà tôi đã đưa một thẻ vào một cột chỉ với tiêu đề. Ngày (hoặc tuần) sau, khi tôi muốn xử lý công việc đó, tôi không thể nhớ cái gì cần phải làm (hoặc phải làm thế nào). Vì vậy, tôi luôn thêm nhiều chi tiết nhất có thể vào một thẻ. Những chi tiết đó sẽ quan trọng. Tôi luôn đề xuất thêm các chi tiết hơn cần thiết.

4. Đó là về ‘Power-Ups’
Trello bao gồm khả năng mở rộng bộ tính năng cơ bản của bảng với sự trợ giúp của Power-Ups. Các tiện ích mở rộng này có nhiều chức năng, vì vậy bạn sẽ tìm thấy một cho bất kỳ nhu cầu nào bạn có, chẳng hạn như tích hợp với Slack, phân tích, tự động hóa, quản lý tập tin, sản phẩm & thiết kế, và nhiều hơn nữa.
Điều tuyệt vời hơn nữa là Power-Ups có sẵn cho cả các tài khoản miễn phí và trả phí. Hãy biết rằng một số Power-Ups có giá phải trả, nhưng nhiều cái miễn phí. Để truy cập Power-Ups, nhấp vào biểu tượng Rocket trong thanh công cụ Trello, tìm kiếm cái bạn muốn và nhấn “Thêm”. Bạn sẽ tìm thấy một nguồn cung cấp lớn về Power-Ups có sẵn cho Trello.

5. Sử dụng các mẫu
Trello cũng bao gồm một loạt các mẫu bạn có thể sử dụng. Bạn sẽ tìm thấy mẫu cho chương trình họp, tổng quan công ty, lịch hàng tuần của giáo viên, sản xuất video, đặt phòng trang trọng, khám phá du lịch, th práctica de gratitud guiada, lập kế hoạch cho một cuốn sách, mua nhà, và nhiều hơn nữa.
Mẫu giúp bạn dễ dàng tạo bảng nhanh chóng mà không phải mất thời gian lập kế hoạch và thiết kế chúng. Giống như Power-Ups, các mẫu là miễn phí sử dụng. Mẫu là cách tuyệt vời để nhanh chóng tạo ra một Không Gian làm việc mới mà không mất nhiều công sức.

Bạn sẽ không mất nhiều thời gian để nhanh chóng hiểu về Trello, và khi bạn sử dụng nó, bạn sẽ thấy dự án của mình diễn ra một cách mượt mà hơn, với ít hỗn loạn và sự lúng túng.

Nguồn: https://www.zdnet.com/home-and-office/work-life/5-ways-to-supercharge-your-project-planning-with-trello/#ftag=RSSbaffb68

I’ve been using Trello for years and it has made project planning considerably easier for me.

Now, before I continue, I want to relieve your concerns that Trello is only for business projects. It’s not. I’ve used Trello for all sorts of things, from writing, planning, and managing a theatrical production to pitching articles to clients and even planning out books. Trello can help supercharge just about any kind of project you have.

Let me show you how it achieves this.

1. It’s all about the Kanban

If you’re unfamiliar with Kanban boards, let me give you the skinny. Kanban boards are a visual representation of your project that is split into columns. 

Also: How my 4 favorite AI tools help me get more done at work

For example, you could have a project board called Chores with columns titled To Do, Doing, and Done. You could then add a card named Dishes to the To Do column. When you start working on that chore, drag and drop the Dishes card from To Do to Doing. When the chore is done, drag the Dishes card from Doing to Done. 

Kanban boards make it incredibly easy to see where each task (card) lies in the process. Of course, you can create as many columns as you need. For example, in my Production Workspace for my Me And My Muse series, I have columns for Venue, Cast, Episode Ideas, Pilot, EP2, EP3, etc. 

In this instance, I’m not actually dragging and dropping cards between tasks but rather adding cards to each column to keep track of what’s needed. In all my efforts to manage projects, Kanban boards are the best option. The important thing here is to make sure you create your board in such a way that helps you get an at-a-glance look at your project and the status of all of its tasks.

2. Sharing is caring

Another thing that can really help you out is sharing your board with those who will be participating in the project. 

Once you’ve added users, you can assign cards to those who need in on that particular piece of the puzzle, which can be very helpful when you have several members added to the board, but not everyone needs access to every card. 

Also: This Linux distro isn’t the easiest to use, but it’s one of the most rewarding

Once members have accepted their invitation to the board, you can then add them individually on a per-card basis. Then, once a member has been added, they can also watch that card, which means Trello will automatically send them notifications should anything change.

3. Details matter

You might be tempted to add a card to a column with nothing more than a title. That’s fine if the task is simple. But if the task needs instructions or any other type of detail, you will want to add it. 

Each card has a description section, a cover image, attachments, dates, checklists, labels, and more. The more information you add to a card, the better prepared those assignees will be for success. 

Also: This clever app brings one of my favorite iPhone features to MacOS

I’ve had instances where I tossed a card onto a column with nothing more than a title. Days (or weeks) later, when I go to take care of that task, I can’t remember what needed doing (or how to do it). To that end, I always add as much detail as I can to a card. Those details will matter.

4. It’s all about ‘Power-Ups’

Trello includes the ability to expand the feature set of the basic board with the help of Power-Ups. These extensions range in functionality, so you’ll find one for just about any need you have, such as Slack integration, analytics, automation, file management, product & design, and so much more. 

Also: How to use ChatGPT to create an app

Even better is that Power-Ups are available for both free and paid accounts. Do know that some Power-Ups have an associated cost, but many are free. To access Power-Ups, click the Rocket icon in the Trello toolbar, search for the one you want, and click “Add.”

5. Make use of templates

Trello also includes a rich array of templates you can use. You’ll find templates for meeting agendas, company overviews, teacher weekly planning, video production, ceremony bookings, travel inspiration, guided gratitude practice, planning a book, home purchasing, and more. 

Also: How to install Windows 11 the way you want (and sneak by Microsoft’s restrictions)

Templates make it easy to create quick boards without spending much time planning and designing them. Like Power-Ups, templates are free to use.

It won’t take you long to get up to speed with Trello, and once you’re using it, you’ll find your projects run far more smoothly, with less chaos and confusion.