Bàn giao công việc trước khi nghỉ việc là một trong những thủ tục bắt buộc dành cho mỗi nhân viên, cần phải thực hiện trước khi nhân sự chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc chuyển sang bộ phận khác. Biên bản bàn giao công việc cần phải được thực hiện để những người tiếp nhận có thể hình dung được công việc được bàn giao và thực hiện tiếp tục một cách suôn sẻ nhất.
Dưới đây là những thông tin về biên bản bàn giao công việc, các nhân sự cần phải lưu ý để thực hiện khi chuyển công tác.
Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là văn bản dùng để cung cấp thông tin cho những người tiếp nhận có thể nắm bắt và xử lý công việc tiếp tục sau khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển công tác. Việc thực hiện bàn giao sẽ thể hiện nhân sự đó là một người có tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc, có thể tạo ấn tượng tốt cho đồng nghiệp và cấp trên.
Khi làm bàn giao, cần phải thống kê lại toàn bộ những giấy tờ, tài liệu, hồ sơ và các thiết bị, dụng cụ có liên quan, các công việc đã thực hiện và những việc đang làm dở dang hoặc đã lên kế hoạch. Phân rõ trách nhiệm của người bàn giao cho người tiếp nhận để họ có thể tiếp tục công việc và chịu trách nhiệm với những phần được bàn giao.
Biên bản bàn giao là phần quan trọng nằm trong quy trình bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc. Vậy nên trước khi nghỉ việc, nhân sự cần phải chuẩn bị một văn bản bàn giao công việc đầy đủ, chính xác và càng chi tiết càng tốt để những người tiếp nhận công việc không gặp phải khó khăn mà quá trình bàn giao cũng nhanh chóng và suôn sẻ hơn.
Tại sao phải làm biên bản bàn giao công việc?
Việc làm biên bản bàn giao công việc, nhằm mục đích giúp cho những người tiếp nhận có thể xử lý tiếp các công việc của người đã nghỉ. Nhưng trên thực tế, việc làm bàn giao sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho cả người nghỉ việc lẫn phía công ty, tránh những rắc rối có thể xảy ra sau khi nghỉ việc nếu như không làm bàn giao.
Bên cạnh đó việc làm bàn giao sẽ giúp thể hiện được tinh thần trách nhiệm của nhân sự đối với công việc, không làm ảnh hưởng đến những người khác. Mà hơn hết, việc làm bàn giao công việc chính là thực hiện đúng với quy trình và hợp đồng lao động đã được ký kết trước đó.
Biên bản bàn giao càng chi tiết, rõ ràng thì người nhân viên tiếp nhận bàn giao sẽ càng rõ được nhiệm vụ và công việc mình cần phải đảm nhiệm, bên cạnh đó cũng có thể linh hoạt hơn trong việc lên kế hoạch và hoàn thành công việc theo yêu cầu. Việc này chứng minh được người làm bàn giao là người có tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận, tạo ấn tượng tốt cho các đồng nghiệp và cấp trên.
Trong một số trường hợp công ty không có điều khoản yêu cầu bàn giao hay nhân sự nghỉ ngang không bàn giao công việc, hoặc các văn bản tương ứng thì sẽ gây rất nhiều khó khăn trong việc quản lý, triển khai tiếp công việc của nhân viên đó. Điều này sẽ khiến nhân viên đó bị đánh giá thấp, cũng tiềm ẩn các nguy cơ bất lợi khi tìm kiếm công việc mới ở các công ty khác.
Quy trình bàn giao công việc bao gồm những gì?
Khi nhân viên có ý định nghỉ việc, ngoài biên bản bàn giao công việc đang thực hiện thì còn cần phải bàn giao các tài sản, thiết bị cũng như hồ sơ khác lại cho công ty. Không chỉ những công việc văn phòng mà những công việc lao động phổ thông cũng cần phải làm bàn giao đầy đủ. Dưới đây là những biên bản mà nhân viên cần thực hiện khi nghỉ việc:
Bàn giao công việc
Khi thực hiện bàn giao, thì biên bản bàn giao công việc sẽ bao gồm các đầu mục công việc mà người tiếp nhận cần thực hiện cũng như thông tin lưu trữ khi xử lý công việc. Các mục bàn giao càng chi tiết càng tốt, người tiếp nhận có thể nhanh chóng xử lý công việc, hạn chế việc gây tồn đọng, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Bàn giao tài sản
Biên bản bàn giao tài sản chính là loại giấy tờ mà nhân sự nghỉ việc phải thực hiện để bàn giao lại các tài sản cố định hoặc không cố định của công ty như: quỹ tiền mặt, con giấu, máy tính, xe cộ,… Các thông tin về tài sản cần phải được nêu cụ thể trong biên bản bàn giao thiết bị, tài sản để phòng khi có sai sót xảy ra sẽ biết được người cần chịu trách nhiệm là ai.
Bản bàn giao hồ sơ
Trong trường hợp nhân viên làm việc có tiếp xúc với các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ của công ty thì khi nghỉ việc, cần phải thực hiện làm biên bản bàn giao hồ sơ. Các hồ sơ này bao gồm: giấy tờ, hóa đơn, chứng từ mua bán, tài liệu, hợp đồng kinh doanh của công ty,… Việc bàn giao hồ sơ sẽ giúp cho các bộ phận tiếp nhận có thể thuận lợi xử lý các công việc đang dang dở để doanh nghiệp không bị gián đoạn hoạt động.
Những điều cần lưu ý khi làm biên bản bàn giao công việc
Tùy theo từng doanh nghiệp sẽ có những quy định và yêu cầu riêng về việc bàn giao khi nghỉ việc. Căn cứ theo mục đích bàn giao công việc mà mỗi công ty sẽ có mẫu biên bản bàn giao công việc riêng để phù hợp với mỗi đơn vị. Nhưng mỗi biên bản bàn giao cần phải đảm bảo các yếu tố sau:
Thông tin bàn giao phải đảm bảo chi tiết, rõ ràng, bao gồm ngày tháng năm và địa điểm thực hiện bàn giao, người bàn giao và người tiếp nhận công việc càng cụ thể càng tốt.
Phần nội dung công việc bàn rất quan trọng, cần phải ghi rõ ràng, chi tiết sao cho người đọc có thể nắm được công việc đó là gì và tình hình thực hiện công việc đó là hoàn thành hay chưa hoàn thành, nếu chưa hoàn thành thì tiến độ công việc đã đến đâu.
Nếu là công việc có số liệu thì cần phải cung cấp số liệu cụ thể về công việc đó, hoặc các file lưu trữ tài liệu ở đâu để người tiếp nhận công việc có thể tiếp tục thực hiện một cách suôn sẻ. Nếu có các hồ sơ khác cần bàn giao lại thì phải thống kê chi tiết và kiểm kê đầy đủ, tránh trường hợp bị mất hay thất lạc tài liệu thì người làm bàn giao phải chịu trách nhiệm.
Tương tự với bàn giao thiết bị tài sản cũng vậy, hãy cố gắng ghi lại chi tiết những thiết bị, tài sản cần bàn giao và tình trạng sử dụng của chúng, tránh việc phải đền bù nếu có hư hại xảy ra. Biên bản bàn giao bắt buộc phải có chữ ký xác nhận của bên bàn giao và bên nhận bàn giao cũng như người đại diện phòng hành chính nhân sự, xác nhận biên bản bàn giao công việc đáp ứng đủ yêu cầu.
Biên bản bàn giao sau khi được ký và xác nhận, sẽ được in ra chia cho mỗi bên một bản để làm bằng chứng, tránh những tranh chấp sau này. Vậy nên, khi làm bàn giao, hãy cố gắng cẩn thận nhất có thể, kiểm tra thật kỹ lưỡng các vấn đề cần bàn giao để đảm bảo quyền lợi cho bản thân.
Trên đây là những thông tin về biên bản bàn giao công việc, người lao động cần phải nắm để thực hiện khi có ý định nghỉ việc hoặc chuyển công tác. Vậy nên thông qua bài viết chia sẻ này của Việc Làm Tốt, chắc hẳn các bạn đã có thêm những hiểu biết về cách làm bàn giao cũng như những lưu ý khi thực hiện bàn giao đúng quy định. Chúc các bạn thành công!
