Sau nhiều cố gắng tìm kiếm tin tức tuyển dụng và nộp CV ứng tuyển, bạn đã nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Việc đầu tiên mà bạn cần làm là trả lời thư một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Người trả lời email thông minh sẽ gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy trả lời thư mời phỏng vấn thế nào là chuẩn? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Thư mời phỏng vấn là thư mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên sau khi đã xem qua hồ sơ xin việc và thấy phù hợp với vị trí tuyển dụng của công ty. Cho dù bạn nhận được thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì bạn cũng đừng nên quá lo lắng mà bỏ qua việc trả lời. Hãy viết một email phản hồi cho nhà tuyển dụng để cho thấy bạn là một ứng viên chuyên nghiệp và có trách nhiệm với vị trí công việc của mình.
Những điều cần lưu ý khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn
Thời gian trả lời thư
Khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn cần có phản hồi ngay càng sớm càng tốt để xác nhận lịch hẹn, nếu không hãy trả lời trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nhận được thư từ nhà tuyển dụng. Cho dù bạn có nhận được cuộc gọi điện thoại mời phỏng vấn rồi thì việc gửi mail để xác nhận lại là điều nên làm. Đồng thời, bạn cũng có thể hỏi thêm về những điều còn thắc mắc trong email phản hồi.
Hình thức đầy đủ các phần, thông tin
Đối với mẫu trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cũng cần phải chú ý đầy đủ bố cục, thông tin. Bên cạnh đó, email cũng cần có tiêu đề và chữ ký, nếu thiếu những thông tin này nhà tuyển dụng sẽ tưởng đây là tin nhắn rác và không chú ý đến.
Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại email cẩn thận trước khi gửi đi xem đã đầy đủ thông tin hay những điều bạn còn thắc mắc chưa để tránh sai sót nào dù là chính tả hay lỗi ngữ pháp. Điều này đặc biệt trở nên quan trọng trong cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh. Bởi một email sai chính tả sẽ không thể nào mang ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng được.
Cách sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp
Trong email phản hồi, bạn nên sử dụng câu từ ngắn gọn, súc tích, bố cục đảm bảo sự mạch lạc để nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt được nội dung và trả lời những thắc mắc của bạn (nếu có). Điều này giúp bạn thể hiện phong thái chuyên nghiệp của bạn ngay từ trong những email đầu tiên gửi đến nhà tuyển dụng.
Lời xác nhận
Dù bạn đồng ý hay từ chối tham gia buổi phỏng vấn, bạn cũng cần có sự xác nhận rõ ràng và chính xác để nhà tuyển dụng có sự sắp xếp trong việc tìm kiếm nhân sự. Trong trường hợp bạn không tham gia phỏng vấn, bạn cũng không nên nêu thẳng lý do từ chối là do bạn không thích công việc này, mà có thể nói là bạn đã tìm được công việc khác, hoặc là khoảng cách từ nhà đến công ty quá xa,…
Những nội dung cần có trong email trả lời mời phỏng vấn
Trước khi bắt tay vào viết thư xác nhận phỏng vấn, dù là bạn trả lời thư bằng tiếng Anh hay tiếng Việt thì việc đầu tiên bạn cần làm là xác định cấu trúc chuẩn của bức thư. Đây giống như một “khung” để bạn viết được một email chuẩn, chuyên nghiệp có đầy đủ thông tin mà còn tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy cấu trúc của thư trả lời xác nhận phỏng vấn có những nội dung gì? Hãy xem ngay những thông tin dưới đây nhé.
Tiêu đề
Tiêu đề là mục không thể nào bỏ qua khi bạn gửi bất kỳ email nào. Cách viết tiêu đề trong thư trả lời mời phỏng vấn cần ghi rõ ràng và mạch lạc để nhà tuyển dụng thuận tiện trong việc kiểm tra. Ví dụ: tiêu đề bạn nên để như sau: HỌ VÀ TÊN ỨNG VIÊN – VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG – THƯ XÁC NHẬN/TỪ CHỐI PHỎNG VẤN. Đối với trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn có thể ghi theo cấu trúc sau: Interview Confirmation – Tên vị trí ứng tuyển bằng tiếng Anh – Tên của bạn.
Lời chào đầu thư
Trước khi đi thẳng đến phần xác nhận thông tin, lời chào đầu thư là một phép lịch sự cơ bản và tối thiểu của một thư email. Lời chào đầu thư cần trang trọng, thân thiện, tùy vào vị trí, người nhận mà bạn có thể đưa ra lời chào phù hợp. Ví dụ: Kính gửi Phòng nhân sự công ty A; Chào anh/ chị,… hoặc Dear Mr/Mrs nếu bạn trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh.
Kèm theo đó, đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng về lời mời phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển. Một số mẫu câu bạn có thể dùng bao gồm: “Thank you for your invitation to interview with X company …”,…
Lý do viết thư
Sau lời cảm ơn lời mời phỏng vấn thì bạn cần đề cập đến lý do viết thư này. Đây là phần chính của email nên bạn cần trình bày trực tiếp vấn đề và không nói miên man. Bạn cần xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì bạn hãy chọn và nêu rõ thời gian mà bạn thấy phù hợp.
Một số gợi ý cho bạn như sau:
- “Tôi viết thư này nhằm xác nhận về việc sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc…”
- “Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí X tại quý công ty …”
- Hoặc tiếng Anh: “I’m writing to confirm the interview details …”
Những yêu cầu/câu hỏi thêm (nếu có)
Bạn có thể hỏi thêm về những giấy tờ cần mang theo trong buổi phỏng vấn hoặc những điều còn chưa rõ trong thư mời phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu không có thắc mắc hay câu hỏi nào, hãy bỏ qua phần này và nói lời cảm ơn.
Lời cảm ơn
Đây là một câu kết thay cho phép lịch sự kèm theo đó là lời hứa bạn sẽ đến tham dự đúng giờ. Tuy đơn giản, nhưng phần này chính là một trong những phần không thể bỏ qua trong email trả lời thư mời phỏng vấn.
Bạn có thể tham khảo một số ví dụ: “Cảm ơn về cơ hội được mời tham gia buổi phỏng vấn của công ty…”, “Em xin cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ…”, hay bạn có thể sử dụng “Best Regard”, “ Your sincerely”,… để kết thúc email một cách trang trọng và lịch sự.
Chữ ký cuối mail
Chữ ký cuối mail là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng email. Chữ ký có thể chứa những thông tin như: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại và email. Trong những trường hợp cần thiết, nhà tuyển dụng có thể dựa vào những thông tin trên mà liên hệ trực tiếp với bạn.
Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo
Mẫu trả lời thư xác nhận tham gia phỏng vấn
Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt
Kính gửi: Công ty …
Cảm ơn quý công ty đã dành cho tôi cơ hội phỏng vấn vị trí … Tôi xin xác nhận lại lịch phỏng vấn vào lúc … giờ, ngày … tại văn phòng công ty.
Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!
Trân trọng!
[Tên của bạn]Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Dear Ms. ….
Thank you very much for inviting me to interview for [position]. I am really excited about the opportunity to learn more about the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.
I confirm the date as you suggested, [time in detail] at your company [address in detail]. If you need any further information, please reply to let me know.
One more time, I would like to say warmly thank you.
Best regard,
[Your name]Mẫu thư từ chối tham gia phỏng vấn
Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt
Kính gửi: Công ty…
Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thứ …, ngày … tại văn phòng công ty vì lý do … (nêu lý do từ chối).
Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!
Trân trọng,
[Tên]Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Dear Mr/Ms, …
First of all, I would like to express my special thanks for your concerns and the opportunity that you gave me.
Despite the fast promotion and the generous healthcare plan, I have chosen an offer from a different company which I feel is more in tune with my skill set and career aims.
I would like to thank you for your and graciousness throughout our correspondence.
I wish you success with whomever you subsequently select for the role.
Sincerely,
[Your name]
Việc nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng là tín hiệu đáng mừng. Điều này chứng tỏ bạn đã gây được ấn tượng cho nhà tuyển dụng thông qua CV của bạn. Việc tiếp theo là bạn phải vượt qua được vòng phỏng vấn. Hy vọng với những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn gây được thiện cảm cho nhà tuyển dụng trước khi tham gia phỏng vấn trực tiếp. Nếu bạn vẫn còn đang có nhu cầu tìm việc, hãy đến với Việc Làm Tốt để có thể nhanh chóng tìm cho mình một công việc phù hợp nhé!