#SựkiệnHômNay: 10 Xu hướng Giao tiếp Kinh doanh Bạn Cần Áp dụng vào năm 2024
Bạn cần áp dụng những xu hướng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất nào vào năm 2024? Như bạn đã biết, giao tiếp kinh doanh hiệu quả là yếu tố quan trọng trong năng suất của đội nhóm và sự hài lòng của khách hàng. Thống kê cho thấy giao tiếp thông suốt với khách hàng là móng cốt xây dựng trải nghiệm tích cực cho khách hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng. Tổng quát, điều đó có thể tăng lòng trung thành với thương hiệu và tăng doanh số từ 25% đến 95%. Tương tự, nhiều nghiên cứu trong những năm gần đây đã chỉ ra rằng giao tiếp đội nhóm là một trong những lĩnh vực chính mà nguy cơ mất mát ma sát trị vì bằng chứng mở rộng. Các thành viên đội nhóm lãng phí một lượng lớn thời gian vào giao tiếp nội bộ không hiệu quả. Điều này làm mất thời gian làm việc hiệu quả. Ngoài ra, xét đến các thay đổi lớn về giao tiếp kinh doanh đã xảy ra kể từ đại dịch, nhiều doanh nghiệp vẫn đang trễ tiếng. Với tình hình kinh tế chung và những thách thức liên quan, đó không phải là điều bạn có thể chi trả tiến về phía trước. Nhưng xu hướng quan trọng nhất để theo dõi là gì? Chúng tôi đã sẵn sàng giúp bạn. Đây là mười xu hướng để áp dụng . . .
#GiaoTiếpNộiBộHiệuQuả: Đầu tiên, bạn cần cải thiện giao tiếp đội nhóm của mình. Điều đó có nghĩa là xem xét thế hệ hiện tại của bạn, tối ưu hóa kênh giao tiếp và thiết lập quy trình thông số hoạt động. Trong hầu hết các đội nhóm, giao tiếp nội bộ vẫn còn phân tán trên nhiều kênh. Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào các công cụ hợp tác nhóm kể từ khi bùng nổ công việc từ xa và lai làm sau đại dịch Covid, việc sử dụng các công cụ này vẫn chưa đồng nhất. Nhiều thành viên đội nhóm vẫn dựa vào email và các ứng dụng nhắn tin khác để trao đổi thông tin. Kết quả là nhiều quy trình làm việc bị phân mảnh. Do đó, dễ dàng cho những người phải tham gia vào dự án bị bỏ lỡ thông tin. Và sự hiểu lầm lan tràn. Tất cả những điều đó dẫn đến sự thất vọng và những mốc thời gian bị bỏ qua. Nghe quen không? Nếu vậy, bạn cần đánh giá xem thành viên đội nhóm của bạn đang sử dụng kênh nào cho loại giao tiếp nào. Xem xét xem kênh nào trong số này là hiệu quả nhất – và an toàn! – và sau đó chuẩn hóa quy trình thông số hoạt động của đội nhóm của bạn. Quan trọng là phải kiểm tra xem đội nhóm của bạn thực sự áp dụng những thay đổi mà bạn thực hiện. Một cách để làm điều này là đưa hiệu quả giao tiếp trên lịch hẹn thường xuyên trong cuộc họp đội nhóm của bạn.
#HọpTrựcTuyếnBấtđồngBộ: Tiếp theo, một trong những xu hướng giao tiếp kinh doanh quan trọng hiện tại là họp trực tuyến bất đồng bộ. Kể từ khi dịch bệnh xuất hiện, họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của cuộc sống chuyên nghiệp của chúng ta. Sử dụng các công cụ như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams đã trở thành thói quen thứ hai. Tuy nhiên, cuộc gọi video cũng mất rất nhiều thời gian mà có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Dù là tổ chức một cuộc gọi video cũng có thể gây khó khăn, đặc biệt nếu bạn quản lý một đội công việc từ xa quốc tế được phân tán trên nhiều múi giờ. Họp trực tuyến bất đồng bộ cung cấp một sự thay thế tiết kiệm thời gian và công sức. Các công cụ như Loom cho phép người dùng ghi lại một video ngắn, bao gồm chia sẻ màn hình, và gửi nó dễ dàng cho thành viên đội nhóm qua một liên kết. Người nhận sau đó có thể xem nó vào thời điểm thuận tiện của họ và nhảy tới những phần quan trọng nhất đối với mình. Hoặc thậm chí chỉ xem qua bản ghi chuyển văn bản do trí thông minh nhân tạo (AI) tạo ra. Nếu họ cần xem lại các phần đã nói, họ có thể làm được. Hơn nữa, họ cũng có thể để lại nhận xét trên mỗi video hoặc gửi một bản ghi của riêng họ như phản hồi.
#TíchHợpTríTuệNhânTạoĐểLàmHiệuQuảGiaoTiếpNộiBộ: Điều không ngạc nhiên, trí tuệ nhân tạo (AI) chiếm vị trí quan trọng trong các xu hướng giao tiếp kinh doanh khác nhau cho năm 2024. Hãy bắt đầu với cách đội nhóm của bạn có thể tận dụng nó để tăng hiệu quả giao tiếp nội bộ. Nhiều AI được chuyên biệt trong khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Được đào tạo trên một kho dữ liệu rộng lớn của các định dạng văn bản và đoạn âm thanh khác nhau, chúng có thể nhanh chóng tạo ra và kiểm tra văn bản, cũng như thực hiện bản trích xuất và tóm tắt cuộc trò chuyện. Đối với giao tiếp đội nhóm nội bộ, điều này mang lại tiềm năng tiết kiệm thời gian đáng kể. Một số quy trình công việc bạn có thể tự động hóa hoặc tăng tốc bằng AI NLP là: Tạo bản ghi của các cuộc họp Đưa ra tóm tắt cuộc họp và các mục hành động Tạo bản nháp đầu tiên cho email nội bộ Chèn chứng thực tự động vào tất cả giao tiếp nội bộ
#TriểnKhaisửDụngChatbotMộtCáchThíchHợp: Chatbot là ứng dụng AI khác đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Và chúng ta đã gặp phải chatbot vô cùng khó hiểu làm tăng sự thất vọng. Tuy nhiên, chúng có tiềm năng lớn để tăng năng suất và tỷ lệ chuyển đổi của bạn. Chatbot có thể tiết kiệm thời gian cho các thành viên đội nhóm để trả lời các yêu cầu thông thường. Điều đó giúp họ có thời gian
Nguồn: https://readwrite.com/10-business-communication-trends-you-need-to-adopt-in-2024/
What are the most essential business communication trends to adopt in 2024?
As you know, efficient business communication is a key factor in team productivity and customer satisfaction.
Statistics show that smooth customer communication is a cornerstone of building a positive customer experience and boosting customer satisfaction. Overall, that can increase brand loyalty and boost sales by 25% to 95%.
Similarly, multiple studies in recent years have shown that team communication is one of the prime areas where friction losses reign supreme. Team members waste significant amounts of time on inefficient internal communication. That’s a painful drain on productive work time.
Plus, considering the massive shifts in business communication that have happened since the pandemic, many businesses are still lagging behind. With the general economic climate and the associated challenges, that is not something you can afford moving forward.
But which ar the most important developments to watch? We’ve got your back. Here are ten trends to adopt going into 2024.
Streamline Internal Communication Channels
To begin with, you need to get your team communication up to scratch. That means reviewing your current set-up, streamlining communication channels, and putting SOPs into place.
In most teams, internal communication is still fractured across multiple channels. Even though many businesses have invested in team collaboration tools since the advent of Covid-driven remote and hybrid work, use of these tools is far from consistent. Many team members still rely on email, as well as different messaging apps, to exchange information.
As a result, many workflows are siloed. Consequently, it’s easy for people who should be involved in projects to get left out of the loop. And for misunderstandings to proliferate. All that leads to frustration and missed deadlines.
Sound familiar?
If so, you need to vet which of your team members are using which channels for what type of communication. Review which of these channels are most efficient – and secure! – and then standardize your team’s SOPs across the board.
Crucially, you need to check that your teams actually adopt the changes you implement. One way to do this is to make communication efficiency a regular agenda point on your team meetings.
Try Asynchronous Video Conferencing
Next up, one of the significant current business communication trends is asynchronous video conferencing.
Since the pandemic, video conferencing has become a fixed part of most of our professional lives. Using tools like Zoom, Google Meet, and Microsoft Teams has become second nature.
However, video calls also swallow up significant amounts of time that could be spent productively. After all, we’ve all sat through Zoom meetings thinking, ‘This could have been an email’.
Even organizing a video call can be challenging, especially if you run an international remote team distributed across multiple time zones.
Asynchronous video conferencing offers a time- and effort-saving alternative.
Tools such as Loom allow users to record a short video, including screen sharing, and to easily send it to team members via a link. The recipient can then watch it at their own convenience and hop to the parts that are most relevant to them. Or even just skim the AI-generated transcript. If they need to revisit parts of what was said, they can.
Going further, they can also leave comments on each video or send a recording of their own in response.
Integrate AI for Internal Communication Efficiency
Surprising absolutely nobody, AI figures prominently in various business communication trends for 2024. Let’s start with how your team can harness it to boost internal communication efficiency.
Many AIs are specialized in natural language processing (NLP). Trained on a vast repository of different text formats and audio clips, they can quickly generate and proofread texts, as well as transcribe and summarize entire conversations.
For internal team communication, this offers considerable time-saving potential. Some workflows you can automate or speed up using NLP AIs are:
- Generating transcripts of team meetings
- Creating meeting summaries and action items
- Generating first drafts of internal email copy
- Adding automatic proofreading to all internal communication
Implement Chatbots the Right Way
Chatbots are another AI application that has become ubiquitous in recent years. And we’ve all encountered painfully obtuse chatbots that just stoke frustration. However, they have a massive potential for boosting your productivity and conversions.
Chatbots can save your team members the time it would take to answer routine inquiries. That leaves them free to focus on truly tricky customer requests.
For another, statistics actually show that a well-implemented chatbot can increase website conversions 3x.
So, how do you properly harness a chatbot to reap all its benefits without sacrificing the integrity of your customer communication?
First off, you need to be very clear about the chatbot’s target audience and the goals you want it to achieve. Next, you need to carefully select the channels you want to launch your bot and select a corresponding provider of chatbot services.
Then comes the crucial part – training your bot with data from existing customer conversations. The more data you can feed it, the more authentically it can re-create these conversations.
Finally, you need to maintain your chatbot. That means reviewing its protocols and fine-tuning them for maximum customer satisfaction.
Deep-Dive into Analytics and Battle Data Siloing
In the section above, we mentioned that training a chatbot on authentic customer data is key. In fact, communication data is crucial not just for training bots but also for launching analytics protocols that can give you invaluable insights into your customer base.
AI and machine learning (ML) algorithms are amazing at unearthing patterns from terabytes of data. Understanding these patterns can be a fantastic basis for strategy adjustments and new marketing campaigns.
However, the main impediment many businesses face when harnessing AI for analytics is data siloing. Too often, valuable information is fragmented across platforms and systems.
To overcome this challenge and level up your business communication, you need to audit your data storage approaches and workflows. Make sure that there is a centralized, secure, regularly backed-up data storage location—and one central point of access.
Hyper-Personalize With AI
Next, another amazing application field of AI is hyper-personalization.
Any marketing expert will tell you that personalized communications are much more effective for improving customer experience and increasing conversions.
AI can help you take your personalization game to the next level in 2024. As mentioned above, AI and ML can process astronomical amounts of data. More than any human expert ever could.
By harnessing that capacity, you can fine-tune your personalization to resonate with every audience member.
Once you set up and streamline your workflows, emails to customers will not just address them by name or celebrate their birthdays. They’ll also be tailored to individual customers’ specific sub-interests in your products and overall their demographics such as the number of children they have, where they live, and what field they work in.
Change to Cloud Communication
If you haven’t already, 2024 is the year to switch your business communications to the cloud.
Cloud-based communication offers a much more versatile, secure, and flexible alternative to locally-based systems for anything from data storage to telephony.
Cloud contact centers, for example, allow your team members to take customer calls whether at their workplace desktop computer, on their laptop at home, or on their cell during a business trip. No matter which device, they’ll be able to access their work numbers and make sure that every customer demand is met to maximum satisfaction.
Convert to Mobile-First Customer Communication
Regarding cell phones, another essential 2024 business communication trend is mobile-first customer communication.
Statistics show that 58% of internet traffic now comes from mobile devices like smartphones and tablets. That means it’s crucial to tailor all your customer communication channels to be eminently usable on these devices.
Making sure your website is mobile-friendly and adding click-to-call buttons is just the bare minimum. You also need to ensure that options such as live chat, chatbots, and contact forms are displayed on phones and tablets.
The gold-standard is to have mobile- and desktop-specific versions of your site that offer different, tailored communication channels on your Contact Us page.
Invest in Short-Form Video Content
Among the 2024 business communications trends we present here, few are more dominant than the massive drift toward video content. Especially short-form and vertical video.
Not only are social media channels like YouTube Shorts, Instagram Reels, and TikTok still growing rapidly and presenting considerable marketing opportunities.
Statistics also show that most consumers (96%!) prefer to learn about products and services via short video clips, rather than reading stale descriptions.
For your business communications, you need to invest in video content production, both in terms of showcasing your products and promoting them on social media.
Creating clips that highlight how your products and services work and what exactly their advantages are, already goes a long way.
To go further, you can launch this content on your social media channels and integrate it into recent trends and challenges. Attention to trending audio and hashtags can be effective in signal-boosting your videos.
Finally, you can aim to foster short-form video collaborations with influencers in your niche. In terms of marketing trends, influencer partnerships are high on the 2024 list of priorities for most professionals as well.
Make Social and Environmental Issues a Communication Priority
To round out our list of the most essential business communication trends in 2024, there are broader issues that you need to integrate into your communications. In particular, social and environmental issues.
As recent public discourse has highlighted, it is more crucial than ever for businesses to demonstrate awareness of social justice issues, and to foster diversity and inclusivity. Having a DEI&B (Diversity, Equity, Inclusion, and Belong) specialist on your team can go a long way towards helping you optimize copy and vetting public-facing communications.
Plus, showing this awareness can also help you improve communications within your own team. Making sure that all of your team members feel valued and welcome does more than just warding off potential accusations of discrimination. It also creates a much better work climate that allows people to reach their fullest potential in terms of productivity.
Regarding customer-facing communication, paying attention to factors such as ethical backgrounds and gender identities is also a massive plus point.
Similarly, environmental issues are now perceived as critical by many customers. This is hardly surprising with the looming climate crisis and corresponding disasters being broadcast across the news cycle.
Especially for younger target audiences – think Millennials and Gen-Z – it is essential that businesses demonstrate they’re environmentally conscious. In terms of communication, that can be as straightforward as including your carbon-saving measures in blog posts and newsletters and highlighting them on your website.
Conclusion: These Are the Key 2024 Business Communication Trends
With various business communication trends surging and disappearing throughout the last few years, it can be difficult to pinpoint the ones that are here to stay.
The list above is meant to serve as a reference point for deciding which trends are worth adopting to meet your business’s unique needs.
All the trends listed above – from integrating AI into internal communications to prioritizing short-form video content – is set to play a growing role in business communications in 2024. But that doesn’t mean that every business must adopt them all. For instance, if you have a small team all working in the same time zone, asynchronous video conferencing may not be for you.
Your next step should be to carefully vet the above trends and see which ones best apply to your business use case. Based on that, you’ll know which tools to research and which strategies to develop together with your team.
At the end of the day, this will help you level up your business communications in 2024, boost your productivity, and enhance your customers’ experience.
Featured Image Credit: Photo by Fauxels; Pexels; Thank you!
