Triển khai ERP: 5 cách để xử lý sự thay đổi
Khi các tổ chức tìm kiếm các giải pháp doanh nghiệp mới để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng phát triển, nhiều tổ chức đang tiến hành một quá trình có thể thấy là khó khăn: triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, rào cản chính với việc triển khai ERP có thể làm bạn bất ngờ. Đó là vấn đề về con người, không phải vấn đề về công nghệ. Theo Deloitte, 82% giám đốc CNTT cho biết sự chống đối với sự thay đổi là rào cản hàng đầu trong việc triển khai ERP. Triển khai ERP gây gián đoạn vì bạn đang yêu cầu mọi người thay đổi cách làm việc của họ. Vì vậy, bạn phải thuyết phục họ bằng cách nhấn mạnh các lợi ích. Hệ thống ERP hiện đại có thể giải quyết các vấn đề kinh doanh, nhưng triển khai thành công đòi hỏi việc đưa người dùng vào tàu và xây dựng sự đồng thuận với các phương pháp làm việc mới.
换句话说， thành công của dự án ERP yêu cầu quản lý thay đổi hiệu quả. Tin tốt là hệ thống ERP thế hệ tiếp theo cung cấp mức độ hiệu quả và tích hợp cao hơn so với các hệ thống kế thừa. Thách thức là bạn phải truyền đạt điều này cho các bên liên quan một cách dễ hiểu.
Một số mẹo có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề quản lý thay đổi một cách hiệu quả cho việc triển khai nhanh chóng và dễ dàng hơn.
1. Tập trung vào những điều làm cho tổ chức đặc biệt.
Mỗi tổ chức đều có quy trình để sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh. Điều này đúng đối với các công ty sản xuất nhạc cụ, các tổ chức phi lợi nhuận hoạt động để cứu giúp các loài chim hiếm và mọi loại tổ chức khác. Nhưng đôi khi, nhân viên tập trung quá nhiều vào quy trình đến mức họ bỏ mất mục đích công ty. Dù có vẻ cơ bản, nhớ những dịch vụ làm cho tổ chức đặc biệt – không phải quy trình – có thể hữu ích từ đầu quá trình triển khai hệ thống ERP.
2. Luôn tuân thủ quy trình triển khai ERP tiêu chuẩn.
Khi các giải pháp ERP dựa trên đám mây tăng lên, chúng trở nên ngày càng chuyên môn hóa. Hãng sản xuất nhạc cụ và tổ chức phi lợi nhuận cứu chim có thể truy cập vào các sản phẩm ERP phù hợp với lĩnh vực của họ. Hãy nhớ rằng các tổ chức khác nhau trong một lĩnh vực có khả năng có các nhu cầu tích hợp tương tự, và có giá trị trong sự tương đồng này. Hơn nữa, tinh chỉnh các quy trình kinh doanh hơn là tùy chỉnh phần mềm. Ví dụ, chúng tôi đã phát hiện ra rằng việc thay đổi phương pháp làm việc của người dùng, thay vì thay đổi phần mềm ERP, đã làm giảm thời gian triển khai đi một nửa với một trong những khách hàng của Unit4 thuộc lĩnh vực công cộng.
3. Đảm bảo tất cả các bên liên quan chính được bao gồm trong các nhóm công việc dự án.
Các dự án triển khai ERP thường được dẫn dắt bởi phòng CNTT, có thể có kiến thức hoặc không quen thuộc với tất cả các đơn vị kinh doanh bị ảnh hưởng. Việc quan trọng là đảm bảo mọi bên liên quan sẽ bị ảnh hưởng có cơ hội tham gia, cung cấp thông tin và nhận thông tin cập nhật. Việc không làm điều này có thể dẫn đến những trễ đáng kể. Trong một cuộc triển khai ERP, một nhóm bị ảnh hưởng được xác định gần cuối dự án, và việc phải quay lại để đáp ứng nhu cầu của họ đã làm trì hoãn ngày khai trương tới tám tháng. Vì vậy, hãy kiểm tra một lần nữa để đảm bảo tất cả các bên liên quan liên quan đúng với các phông chữ.
4. Vẽ bản đồ quy trình kinh doanh và cơ hội cải thiện.
Một cuộc triển khai ERP là một cơ hội tuyệt vời để xem xét lại các quy trình kinh doanh. Vẽ bản đồ các quy trình và xác định các cơ hội tăng năng suất tiềm năng có thể là một sự kiện thúc đẩy, đưa các thành viên trong nhóm lại với nhau xung quanh mục tiêu chung của việc tăng năng suất. Đó cũng là một cơ hội tuyệt vời cho người lãnh đạo nhóm để thông báo cho các bên liên quan cách triển khai (và áp dụng phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn của nhà cung cấp) sẽ làm công việc của họ dễ dàng hơn bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết và loại bỏ nhu cầu can thiệp thủ công.
5. Chọn một nhà cung cấp hiểu biết về lĩnh vực của bạn.
Như đã đề cập ở trên, thời của các hệ thống ERP “one-size-fits-all” đã kết thúc. Ngoài việc lựa chọn một phần mềm ERP dựa trên đám mây phù hợp với tổ chức của bạn, đảm bảo bạn hợp tác với một nhà cung cấp có kinh nghiệm với lĩnh vực của bạn. Hỏi những câu hỏi đúng cho các nhà cung cấp tiềm năng để hiểu về lĩnh vực họ chú trọng vào. Điều này cho phép bạn tirường hợp để tận hưởng các kiến thức tích luỹ mà họ đã được qua nhiều cuộc triển khai, giúp rút ngắn thời gian giá trị cho tổ chức của bạn. Triển khai của nhà sản xuất sẽ không giống với một nhóm phi lợi nhuận nào khác, vì vậy hãy tìm một nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng.
Khởi đầu với sự quản lý thay đổi trong tâm trí
Người dẫn đầu việc triển khai ERP thường tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật, điều đó dễ hiểu vì họ áp dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình, loại bỏ can thiệp thủ công không mang lại giá trị và tạo ra sự hiệu quả chung hơn. Tuy nhiên, rất quan trọng phải nhớ rằng việc triển khai ERP sẽ làm thay đổi cách làm việc của con người, vì vậy phần quản lý thay đổi của dự án là rất quan trọng.
Trong thời gian đại dịch, chúng tôi đã thấy nhiều tổ chức hoạt động ở chế độ “đá
Nguồn: https://readwrite.com/erp-implementation-5-ways-to-handle-change/
As organizations seek new enterprise solutions to meet evolving business needs, many are undertaking what can seem a daunting process: enterprise resource planning (ERP) system implementation. The number one pitfall with ERP implementations may surprise you, though. It’s a function of people, not technology. According to Deloitte, 82% of CIOs cite resistance to change as the top barrier to ERP implementation. ERP implementations are disruptive because you’re asking people to change how they work. So, you’ll have to sell them on it by emphasizing the benefits. A modern ERP system can solve business problems, but successful deployment requires getting users on board and building consensus for new ways of working.
In other words, ERP project success requires effective change management. The good news is that next-generation ERP systems offer higher levels of efficiency and integration than legacy systems. The challenge is that you have to communicate this to stakeholders in a way that resonates.
5 Tips for Smoother ERP Deployment
Here are some tips that can help you address change management issues effectively for a quicker and easier implementation:
1. Focus on what makes the organization unique.
Every organization has processes in place that people use to conduct business. That’s true for companies that manufacture musical instruments, nonprofits working to save rare bird species, and every other type of organization. But sometimes, employees get so focused on the process that they lose sight of the mission. It may sound basic, but remembering the services that make the organization unique — not the processes — can be helpful at the outset of an ERP system implementation.
2. Stick to the standard ERP implementation.
As cloud-based ERP solutions grow in number, they become more specialized. The musical instruments maker and bird-saving nonprofit can each access ERP products that suit their sectors. Keep in mind that different organizations within a sector are likely to have similar integration needs, and there’s value in that commonality. Also, it’s better to tweak business processes than customize the software. For example, we found with one of Unit4’s public sector customers that altering people’s work methods, instead of altering the ERP software cut implementation time in half.
3. Ensure all key stakeholders are included in project work groups.
ERP implementation projects are typically led by IT, which may or may not be familiar with all affected business units. It’s critical to make sure every stakeholder who will be affected gets a chance to provide input and receive updates. Failure to do so can result in significant delays. In one ERP deployment, a stakeholder group was identified toward the end of the project, and going back to accommodate their needs delayed the go-live date by eight months. So, double-check to make sure all relevant parties are looped in.
4. Map out business processes and improvement opportunities.
An ERP deployment is a golden opportunity to rethink business processes. Mapping out processes and identifying potential efficiency gains can be a galvanizing event, bringing team members together around the shared goal of greater productivity. It’s also an excellent opportunity for the team leader to tell stakeholders precisely how the implementation (and applying the vendor’s standard approach) will make their jobs easier by removing unnecessary steps and eliminating the need for manual interventions.
5. Choose a vendor who is familiar with your domain.
As noted above, the days of one-size-fits-all ERP systems are over. In addition to selecting a cloud-based ERP software that is a good fit for your organization, ensure you engage with a vendor with experience with your sector. Ask potential vendors the right questions to understand their focus area. That way, you can benefit from accumulated knowledge they’ve gained through multiple deployments, speeding time to value for your organization. A manufacturer’s implementation won’t be the same as a nonprofit group’s, so find a vendor with the relevant industry experience.
Leading With Change Management in Mind
ERP implementation leaders tend to focus on the technical aspects, which is understandable since they apply technology to streamline processes, eliminate manual interventions that don’t add value, and create more efficiency overall. However, it’s essential to remember that since an ERP implementation alters how people work, the change management portion of the project is critical.
During the pandemic, we saw many organizations operating in “emergency response” mode, rapidly accelerating their digital transformation efforts to respond to immediate business challenges. We have yet to see significant adoption of these next-generation technologies, though. This suggests there’s an opportunity for technology leaders to take a step back and assess how their ERP system fits into their IT and business strategies holistically.
Remember, the time you spend upfront looping in key stakeholders, building consensus for your implementation strategy, and gaining buy-in on the value of the new ERP system isn’t a distraction from the technical components of the implementation. It’s a vital phase of the project in its own right. Skillful change management will result in a smoother, faster deployment if handled correctly.
Featured Image Credit: Photo by Mikhail Nilov; Pexels; Thank you!
[ad_2]
