#NóiKhôngVớiCuộcHọpVôNghĩa #LàmViệcỞNhà #CáchSửDụngThờiGianHiệuQuả #VănHóaHọpCóÝThức #ThờiGianDànhChoSựSángTạo #LựaChọnThamDựCuộcHọp
Trong bối cảnh hiện nay, khi người ta phải làm việc từ xa vì đại dịch coronavirus, các cuộc họp trở thành một điều không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải cuộc gặp nào cũng mang lại giá trị thực sự, nhiều cuộc họp lại lãng phí thời gian. Vì vậy, dưới đây là 5 cách để nói không với các cuộc họp vô nghĩa, dựa trên các mẹo của nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
1. Hỏi xem cuộc họp này có giá trị không: Nếu bạn nhận thấy rằng làm việc từ xa mang lại hiệu suất công việc tốt hơn, hãy thảo luận xem có cần phải tham dự cuộc họp hay không. Đặt ra câu hỏi xem cuộc họp có thực sự hữu ích và bạn có cần thiết trong đó không.
2. Phát triển văn hóa họp có ý thức: Xác định mục đích và chương trình nghị sự của cuộc họp để tránh lặp lại các cuộc họp không có ý nghĩa. Tạo ra một văn hóa họp có ý thức trong tổ chức, đảm bảo rằng mọi cuộc họp đều có giá trị thực sự.
3. Thời gian dành cho sự sáng tạo: Trong thế giới công việc hiện đại, chúng ta cần sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Hãy tạo ra thời gian để tham gia các phiên sáng tạo đột xuất, nơi ý tưởng mới có thể nảy sinh.
4. Nghĩ xem ai nên tham gia: Lựa chọn tham dự cuộc họp dựa trên điều gì tốt nhất cho bản thân bạn. Đôi khi, việc không tham dự một cuộc họp có thể là sự lựa chọn đúng đắn. Số lượng người tham gia cuộc họp nên phù hợp và không quá nhiều để tránh mất tập trung và làm tăng mức độ phức tạp.
Với những cách trên, chúng ta có thể tránh những cuộc họp vô nghĩa và sử dụng thời gian hiệu quả hơn trong công việc.
Các cuộc họp là điều không ai bỏ lỡ trong những tháng xa văn phòng do đại dịch coronavirus. Tất nhiên, chúng tôi đã tìm ra cách để lấp đầy khoảng trống đó trong thời gian phong tỏa và thay vào đó, chúng tôi dành hàng giờ đồng hồ cho các cuộc họp video liên tục trên Teams và Zoom.
Bây giờ, trong tuổi lao động laihầu hết chúng ta phải đối mặt với sự kết hợp giữa các cuộc họp trực tiếp và ảo — và mặc dù một số cuộc gặp gỡ trong số này hữu ích, nhưng nhiều cuộc gặp lại hoàn toàn lãng phí thời gian.
Cũng: 5 cách để khám phá việc sử dụng AI sáng tạo tại nơi làm việc
Vì vậy, làm thế nào để bạn nói không với các cuộc họp vô nghĩa? Năm nhà lãnh đạo doanh nghiệp cung cấp cho chúng tôi các mẹo thực hành tốt nhất của họ.
1. Hỏi xem phiên này có giá trị không
Nhiều nhân viên đã rút khỏi văn phòng khi đại dịch bùng phát đã phát hiện ra rằng họ có nhiều làm việc hiệu quả hơn tại nhà.
Brad Woodward, người đứng đầu bộ phận dữ liệu tại nhà bán lẻ phong cách sống dành cho phụ nữ Hush, nói rằng khoảng cách về năng suất vẫn tồn tại trong phong cách làm việc kết hợp của thời đại hậu COVID.
“Tôi đến văn phòng hai ngày một tuần, nhưng tôi có thể nói rằng hai ngày đó ở văn phòng – xét về mặt hoàn thành công việc – là kém năng suất nhất của tôi,” anh nói.
Cũng: Làm việc kết hợp hoặc quay lại văn phòng: 5 cách để giữ mọi người tương tác
“Bạn đang ở trong văn phòng, bạn đang họp, mọi người đến và nói chuyện với bạn, bạn vào bếp để lấy cà phê và cuối cùng bạn có một cuộc trò chuyện vì bạn đã không nói chuyện trong một thời gian.”
Mặc dù những buổi gặp gỡ đó có thể xây dựng tình bạn thân thiết, nhưng chúng cũng có thể ảnh hưởng đến ngày làm việc của bạn. Woodward nói rằng điều quan trọng là phải thiết lập ranh giới rõ ràng về cách sử dụng thời gian của bạn tại văn phòng.
“Từng làm việc ở một vài công ty khác nhau, văn hóa họp thực sự rất khác nhau. Văn hóa họp của Hush không quá tệ, nhưng tôi khá rõ ràng — nếu ai đó ghi cuộc họp vào nhật ký của tôi, tôi luôn đặt câu hỏi liệu đây có phải là điều gì đó không. Tôi cần phải tham dự,” ông nói.
“Cuộc họp có hữu ích không? Và nếu tôi nghĩ là không, tôi sẽ luôn đặt câu hỏi và nói: ‘Bạn có thực sự cần tôi ở đây không? Tôi có thực sự quan trọng trong cuộc họp này không? Đây có phải là cách sử dụng thời gian hợp lý của tôi không?’ “
2. Phát triển văn hóa họp có ý thức
Alex Hibbitt, giám đốc kỹ thuật của albelli-Photobox Group, cho biết cuộc tranh luận về giá trị của các cuộc họp là “một thách thức vĩnh cửu tại nơi làm việc”.
Anh ấy nói albelli-Photobox, một chuyên gia sản xuất ảnh, có một “văn hóa gặp gỡ có ý thức” — và điều đó có nghĩa là các hướng dẫn được đưa ra để tạo nên một buổi họp mặt văn phòng chấp nhận được.
“Chúng tôi cố gắng và đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp của chúng tôi đều hiệu quả,” ông nói. “Nói chung, chúng tôi cố gắng đảm bảo có một chương trình nghị sự hoặc một mục đích. Chúng tôi cố gắng tránh lặp lại các cuộc họp không có ngữ cảnh.”
Cũng: 5 cách để trở thành một nhà quản lý tốt hơn ngay hôm nay
Nhóm albelli-Photobox được thành lập thông qua việc sáp nhập một công ty của Anh và một công ty của Hà Lan vào cuối năm 2022. Trong khi một số người cảm thấy sự khác biệt xuyên biên giới có thể tạo ra thách thức, Hibbitt cho biết sự đồng tâm hiệp lực đã giúp củng cố văn hóa hội họp có ý thức của nhóm.
“Việc trở thành một tổ chức Anh/Hà Lan đã giúp ích rất nhiều cho điều đó. Nói rằng, ‘Tôi không nghĩ rằng cuộc họp này áp dụng cho tôi’, hoàn toàn ổn với các đồng nghiệp Hà Lan của chúng tôi theo cách mà có thể hơi khó chịu hơn đối với nửa người Anh của tổ chức,” ông nói.
“Bây giờ nó đã trở thành tiêu chuẩn, điều này giúp ích rất nhiều. Và tôi muốn nghĩ rằng tất cả các cuộc họp mà tôi tham dự đều hiệu quả. Theo kinh nghiệm của tôi ngày nay, rất ít cuộc họp mang tính chất quảng cáo.”
3. Thời gian dành cho sự sáng tạo
Robyn Furby, giám đốc áp dụng công nghệ tại công ty bảo hiểm NFU Mutual, là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp khác cho biết cách tiếp cận có ý thức đối với các cuộc họp và thời gian làm việc là rất quan trọng, đặc biệt là trong thế giới công việc hậu COVID.
“Tôi nghĩ đó là về việc có thời gian có ý thức. Trong thế giới lai mới, được hỗ trợ bởi công nghệ này, chúng ta phải sử dụng khía cạnh con người của mình nhiều hơn một chút để có ý thức,” cô nói.
Cũng: Làm thế nào để thu hút nhân tài công nghệ hàng đầu, theo các nhà lãnh đạo doanh nghiệp này
“Có thể có quá nhiều thông tin khi chúng ta trở nên năng suất hơn với việc sử dụng công nghệ, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo. Chúng ta sẽ có nhiều thông tin hơn để tiêu thụ. Chúng ta sẽ có nhiều cuộc họp để đi đến. Vì vậy, chúng ta phải có ý thức về cách chúng ta sử dụng thời gian và cách chúng ta nghĩ về việc tạo ra thời gian.”
Mặc dù biết lý do tại sao bạn phải tham dự một cuộc họp là rất quan trọng, nhưng việc dành thời gian — dù trực tuyến hay gặp trực tiếp — cho các phiên sáng tạo đột xuất cũng quan trọng không kém.
Furby nói: “Đôi khi, điều quan trọng là tổ chức một cuộc họp mà không có chương trình nghị sự đã định sẵn vì tôi nghĩ đó là lúc năng lượng tăng lên và các ý tưởng xuất hiện”. “Nhưng tôi nghĩ rằng một cách tiếp cận thành công để đáp ứng văn hóa là về thời gian chế tạo.”
4. Nghĩ xem ai nên tham gia
Adam Warne, CIO tại nhà bán lẻ thời trang River Island, cho biết mọi người phải quyết định điều gì là tốt nhất cho họ — và điều đó thường có nghĩa là chọn không tham dự các cuộc họp.
“Đây là tất cả về việc làm điều đúng đắn cho bạn,” anh nói. “Thời gian của con người là có hạn. Bạn cần đảm bảo rằng mình đang sử dụng nó theo cách tốt nhất có thể. Chúng tôi khuyến khích mọi người thử thách xem cuộc họp có cần thiết hay không.”
Trên thực tế, Warne nói rằng River Island thưởng cho những người sẵn sàng đối mặt với những cuộc trò chuyện đầy thách thức, cho dù điều đó đề xuất một cuộc họp — hay thậm chí là một dự án — có thể là vô nghĩa.
Cũng: 5 cách để xử lý tốt hơn các cuộc trò chuyện khó khăn tại nơi làm việc
Warne tin rằng có một công thức cho số lượng người phù hợp trong các cuộc họp và mức độ phức tạp sẽ tăng theo cấp số nhân nếu có nhiều người tham dự hơn.
“Và vì vậy, chúng tôi luôn thách thức mọi người suy nghĩ về ‘làm thế nào bạn có thể đạt được kết quả tốt nhất với ít người nhất có thể?'”, ông nói.
“Bởi vì với mỗi người bạn thêm vào, bạn không chỉ làm tăng mức độ phức tạp lên một — mà bạn đang tăng nó lên một mức độ lớn. Tôi nghĩ thành công chỉ là cho phép mọi người đặt câu hỏi liệu một cuộc họp có nên diễn ra hay không.”
5. Sẵn sàng rời đi nếu công việc của bạn đã hoàn thành
Simon Liste, giám đốc công nghệ thông tin của Quỹ Bảo vệ Hưu trí, cho biết điều quan trọng là mọi người phải tuân thủ chương trình nghị sự và nhận ra khi nào họ không thể đóng góp nữa.
Anh ấy nói: “Hãy tạo ra một đặc tính nói rằng nếu bạn tham gia cuộc họp và nếu bạn đã hoàn thành nhiệm vụ của mình thì bạn không cần phải ở đó lâu hơn mức cần thiết. “Đứng dậy đi là được.”
Liste cho biết cách để tránh các cuộc họp vô nghĩa là suy nghĩ cẩn thận về cách các cuộc họp này diễn ra.
Cũng: Mẹo làm việc từ xa: 3 điều tôi đã học được khi làm việc đó trong nhiều năm
“Đó là về việc cho phép các đội đi và thiết lập ranh giới,” anh ấy nói. “Mọi người cần tham gia vào chuỗi các cá nhân trong cuộc họp và hỏi xem họ có cần ở đó không. Cách tiếp cận đó không thô lỗ vì các cuộc họp vô nghĩa không phải là cách sử dụng hiệu quả thời gian của mọi người.”
Liste nói rằng điều quan trọng là mọi người phải lưu ý rằng thời gian của con người là một thứ hàng hóa và việc dành ra một khoảng trống trong nhật ký có thể rất khó khăn.
“Đưa ra quyết định nhanh chóng và tránh các cuộc họp kéo dài 60 phút,” ông nói. “Hãy cố gắng kết thúc chúng càng nhanh càng tốt để giúp mọi người có thời gian sảng khoái, đặc biệt nếu họ đang tham gia các phiên quay lại với nhau. Hãy nghĩ xem mọi người có thể duy trì sự quan tâm trong bao lâu và khi nào bạn sẽ cảm thấy phấn khích nhất .Không ai là siêu nhân cả.”
[ad_2]
