#CáchRútNgắnCuộcHọp #KhôngCóCuộcHọpDài #NgàyHômNay
Nếu bạn làm công việc văn phòng, bạn đã từng dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp. Một cuộc khảo sát từ công ty AI Dialpad cho thấy 83% trong số 2.800 người được hỏi dành 4 đến 12 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp. Thậm chí nếu bạn là người sáng lập hoặc giám đốc điều hành, thời gian đó có thể tăng lên hơn 20 giờ.
Tuy nhiên, không ai có thể đổ lỗi cho bạn vì bị kiệt sức sau các cuộc họp. Những cuộc họp này đều yêu cầu sự tập trung và có thể khiến bạn kiệt sức, đặc biệt đối với những người hướng nội không được tiếp thêm sinh lực khi tương tác với đồng nghiệp.
Trong khi không thể loại bỏ toàn bộ các cuộc họp, ít nhất bạn có thể cố gắng rút ngắn thời gian chúng diễn ra, đặc biệt nếu bạn tổ chức chúng. Các cuộc họp thường kéo dài quá lâu, bị kéo dài bởi các vấn đề về thu phóng, trò chuyện phiếm và thiếu chương trình làm việc rõ ràng.
Để giảm thiểu thời gian mắc kẹt trong các cuộc họp, hãy cân nhắc loại bỏ các cuộc họp kéo dài một giờ hoặc 45 phút trừ khi chúng là những cuộc họp quan trọng hoặc liên quan đến nhiều nhóm trình bày thông tin cập nhật.
Trước khi gửi lời mời, hãy tự hỏi liệu tất cả những người tham gia cần có mặt tại cuộc họp hay không. Các cuộc họp có quá nhiều người tham gia cũng có khả năng kéo dài hơn.
Nếu bạn tổ chức cuộc họp, hãy dẫn dắt cuộc thảo luận và giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng và giờ. Nếu đó không phải là điểm mạnh của bạn, hãy chỉ định người khác làm như vậy và không họp mà không có người chủ trì.
Chú ý đến nền tảng ảo bạn sử dụng cho các cuộc họp và có chương trình nghị sự rõ ràng.
Đối với các cuộc họp thông thường, trò chuyện xã hội trên bàn cho đến sau khi cuộc họp kết thúc.
Hãy sử dụng những ý tưởng này để rút ngắn cuộc họp và tiết kiệm thời gian.
Nguồn: https://www.wired.com/story/how-to-make-meetings-shorter/
nếu bạn làm việc một công việc văn phòng điển hình, thậm chí từ xa, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn bạn muốn cho các cuộc họp. Năm ngoái, một cuộc khảo sát từ công ty tương tác với khách hàng AI Dialpad cho thấy 83% trong số 2.800 người được hỏi cho biết họ dành 4 đến 12 giờ một tuần cho các cuộc họp. Nếu bạn là người sáng lập hoặc giám đốc điều hành, thời gian đó có thể tăng lên hơn 20 giờ.
Không ai có thể đổ lỗi cho bạn vì bị kiệt sức. Dù là trực tuyến hay trực tiếp, các cuộc họp đều yêu cầu sự tập trung và có thể khiến bạn kiệt sức, đặc biệt đối với người hướng nội những người không được tiếp thêm sinh lực khi tương tác với đồng nghiệp.
Trừ khi công ty của bạn có lập trường táo bạo là loại bỏ các loại cuộc họp, vì Shopify cho biết họ đã làm vào đầu năm nay, không chắc là bạn có thể thoát khỏi chúng hoàn toàn. Nhưng ít nhất bạn có thể cố gắng làm cho chúng ngắn hơn, đặc biệt nếu bạn là người tổ chức. Các cuộc họp của nhân viên thường kéo dài quá lâu, bị kéo dài bởi các vấn đề về Thu phóng, trò chuyện phiếm nhàn rỗi và thiếu chương trình làm việc rõ ràng.
Không có chiến lược nào là hoàn hảo, nhưng đây là một số ý tưởng để cắt giảm thời gian bạn mắc kẹt trong cuộc gặp địa ngục.
Cách rút ngắn cuộc họp ảo
Nếu bạn là người lên lịch cuộc họp, hãy cân nhắc loại bỏ các cuộc họp kéo dài một giờ hoặc 45 phút trừ khi đó là những cuộc họp quan trọng hoặc liên quan đến nhiều nhóm trình bày thông tin cập nhật. Hãy tự hỏi: Chúng ta có thể hoàn thành mọi việc trong 30 phút không? Còn 15 thì sao? Đừng quá cam kết về thời gian bạn đã đặt trong lịch.
Trước khi bạn gửi lời mời, hãy tự hỏi: “Tất cả những người này có cần phải có mặt tại cuộc họp này không?” Bạn luôn có thể điền vào những người không tham dự bằng một bản cập nhật ngắn, nếu cần. Các cuộc họp có quá nhiều người tham gia cũng có khả năng kéo dài hơn.
Người tổ chức cuộc họp nên dẫn dắt cuộc thảo luận và chú ý giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng và đúng giờ. Nếu đó là bạn và đó không phải là điểm mạnh của bạn, hãy chỉ định người khác dẫn dắt cuộc họp. Đừng họp mà không có người chủ trì; đó là một cách tuyệt vời để đi lang thang và đi quá lâu.
Đại dịch ngừng hoạt động đã khiến Zoom trở thành một công cụ mà hầu hết mọi người đều phải bắt đầu sử dụng, từ CEO cho đến học sinh K-12. Nhưng thật kỳ lạ, mọi người dường như không giỏi hơn trong việc điều hướng nhiều nút điều khiển của Zoom và làm cho âm thanh hoạt động. Bây giờ là năm 2023 và các cuộc họp vẫn bị hủy hoại với câu: “Bạn có nghe thấy tôi nói không? Tôi có bị tắt tiếng không?
Cho người tham gia biết trước rằng phòng họp ảo sẽ mở cửa sớm hơn 10 phút trong khoảng thời gian gia hạn “làm cho micrô và máy ảnh của bạn hoạt động”. Nếu có thể, hãy nhờ ai đó trong phòng họp giúp giải quyết những khúc mắc đó.
Hãy nhất quán với nền tảng ảo mà bạn sử dụng cho các cuộc họp. Việc chuyển từ Zoom sang Microsoft Teams sang Google Meet sẽ tạo ra nhiều biến số hơn có thể dẫn đến sự chậm trễ.
Đối với tất cả các loại cuộc họp, hãy đảm bảo có chương trình nghị sự. Không có gì khiến cuộc họp kéo dài hơn là thiếu các mục hành động và cuộc trò chuyện vu vơ.
Và nói về cuộc trò chuyện, hãy đặt giới hạn năm phút (hoặc ngắn hơn) cho cuộc nói chuyện nhỏ. Nếu một nhóm không gặp nhau trong một thời gian, thì một vài câu nói vui cũng không sao, nhưng đừng để điều đó làm hỏng chương trình nghị sự. Đối với các cuộc họp thông thường, trò chuyện xã hội trên bàn cho đến sau cuộc họp.
