Hệ thống Y tế công cộng Jackson đã tiết kiệm được 1 triệu đô la nhờ công nghệ mua sắm phụ tùng. Đây là một trong những hệ thống y tế lớn nhất quốc gia, với sứ mệnh cung cấp chăm sóc chất lượng cho tất cả cư dân Quận Miami-Dade. Tuy nhiên, hệ thống đã gặp phải nhiều vấn đề, trong đó mua sắm phụ tùng thiết bị y tế là một trong những vấn đề chính. Để giải quyết vấn đề này, họ đã lập trình một hệ thống để tiếp cận nhiều sản phẩm khác nhau từ nhiều công ty và phụ thuộc vào việc nhận được các sản phẩm sẵn sàng để sử dụng. Với sự hợp tác từ nhà cung cấp, Jackson đã hợp lý hóa quy trình mua sắm của mình và mang lại hiệu quả cao hơn cho nhân viên kỹ thuật. Hệ thống lập phiếu yêu cầu công việc cũng được cải thiện và phát triển để tạo ra một hệ thống tự động cho tất cả nhân viên. Tuy nhiên, hệ thống còn đối mặt với nhiều thách thức khác, bao gồm tăng cường giám sát an ninh mạng và tạo ra một hệ thống dựa trên máy tính để tích hợp các hệ thống tài chính và thời gian. Tất cả những nỗ lực này đều nhằm đảm bảo chất lượng chăm sóc cho bệnh nhân là mục tiêu chính của hệ thống y tế Jackson. #JacksonHealth #côngnghệphụtùng #kỹthuậtlâmsàng #chấmsócchất lượng #tiết kiệmchi phí #hệthống y tế #sựkiệnngàyhôm nay
Nguồn: https://techtoday.co/jackson-health-saves-1m-with-parts-procurement-technology/
Jackson Health System là một trong những hệ thống y tế công cộng lớn nhất quốc gia, với sứ mệnh cung cấp một tiêu chuẩn chăm sóc chất lượng cao cho tất cả cư dân Quận Miami-Dade, bất kể khả năng chi trả của họ.
Tại Jackson, Charles Berberette, giám đốc hệ thống kỹ thuật lâm sàng, quản lý một nhóm gồm 29 kỹ sư lâm sàng bảo trì hơn 45.100 thiết bị y tế tại bốn bệnh viện, nhiều trung tâm chăm sóc khẩn cấp và các địa điểm chăm sóc để chỉnh sửa, phục hồi chức năng, cấy ghép, ngoại trú và sức khỏe hành vi.
Ủy ban Ủy thác Y tế Công cộng, được thành lập vào năm 1973 bởi Hội đồng Ủy viên Quận, là một nhóm công dân tình nguyện đặt ra các chính sách cho Jackson để đảm bảo hệ thống y tế đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.
Với tư cách là một cơ quan công dân, nhóm này lãnh đạo việc lập kế hoạch chung giữa Hệ thống Y tế Jackson, Trường Y khoa Đại học Miami Miller, Hạt Miami-Dade và các tổ chức cộng đồng và tư nhân khác.
VẤN ĐỀ
Berberette đã chỉ ra ba vấn đề mà tổ chức gặp phải liên quan đến công nghệ dữ liệu hỗ trợ quyết định lâm sàng:
- Mua sắm phụ tùng thiết bị y tế.
- Hệ thống lập phiếu yêu cầu công việc thông qua hệ thống quản lý bảo trì trên máy vi tính.
- Tăng cường giám sát an ninh mạng.
Mua sắm phụ tùng thiết bị y tế
Jackson trước đây đã gặp những thách thức với việc mua sắm và chất lượng các bộ phận, hai yếu tố ảnh hưởng đến quyết định đưa nhóm kỹ thuật lâm sàng vào làm việc trong nhà vào năm 2019 và tạo ra một mô hình mới cho sự thành công của kỹ thuật lâm sàng.
Berberette giải thích: “Hệ thống y tế muốn hợp tác với một nhà cung cấp cho phép chúng tôi đạt được mức tiết kiệm chi phí lớn hơn thông qua nhiều cuộc đàm phán và sức mua mạnh hơn. “Một nền tảng mua sắm dịch vụ và linh kiện trên toàn hệ thống sẽ thúc đẩy tiêu chuẩn hóa, nâng cao chất lượng và cải thiện tiết kiệm chi phí cũng như hiệu quả tổng thể.
Ông tiếp tục: “Với hơn 45.000 thiết bị y tế cần quản lý, chúng tôi cũng cần dữ liệu để phân tích hiệu quả của các bộ phận chúng tôi đã sử dụng và các vấn đề liên quan đến chi phí và chất lượng. “Chúng tôi không có thông tin đó và biết rằng giải pháp của chúng tôi phải cung cấp khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.”
Hệ thống lập phiếu yêu cầu công việc thông qua CMMS
Jackson không có hệ thống CMMS khả thi cũng như không có cách hiệu quả để tạo hệ thống yêu cầu công việc. Nó cần một hệ thống dựa trên máy tính để tích hợp các hệ thống tài chính và thời gian, đồng thời liên kết với CMMS của nó để thiết lập một hệ thống yêu cầu công việc tự động cho tất cả nhân viên. Các nhân viên kỹ thuật CE và các nhân viên phục vụ khắp bệnh viện.
Berberette nói: “Ví dụ, ai đó sẽ gọi cho cửa hàng thiết bị sinh học và cho chúng tôi biết về vấn đề thiết bị của họ. “Sau đó, nhân viên của chúng tôi sẽ ghi lại cuộc gọi và sự cố, đồng thời tìm kỹ thuật viên được chỉ định cung cấp thông tin đó.
“Sau đó, kỹ thuật viên sẽ tự tạo lệnh sản xuất trong hệ thống, giải quyết tình huống, bảo dưỡng thiết bị và quay lại bộ phận của chúng tôi ở tầng dưới để đóng lệnh sản xuất,” anh nói thêm.
Jackson không có trách nhiệm giải trình từ góc độ thời gian quay vòng thực sự. Nếu một kỹ thuật viên quên nhập lệnh sản xuất khi có cuộc gọi, thì anh ta có thể tạo nó sau khi hoàn thành công việc.
Vì vậy, khi Berberette xem các đơn đặt hàng, có vẻ như công việc đã hoàn thành trong một ngày, mặc dù nhân viên y tế nói với chúng tôi rằng thiết bị đã ngừng hoạt động trong ba tuần. Tổ chức cũng không có nhân sự trực điện thoại và phân công công việc cho kỹ thuật viên.
Tăng cường giám sát an ninh mạng
Jackson không có chương trình quản lý bản vá lỗi hiệu quả cho các hệ thống y tế trên internet của mình. Nó muốn giải quyết thách thức này và tìm một chương trình hỗ trợ AI.
“Đây luôn là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ hệ thống y tế nào vì Sự cố an ninh mạng trung bình có thể gây thiệt hại lên tới 10 triệu đô la, dữ liệu tôi luôn xem lại khi nói về chủ đề này,” Berberette lưu ý. “Bất cứ lúc nào bạn có thể ngăn chặn sự gián đoạn trong cơ sở hạ tầng CNTT, điều đó thật tuyệt vời. Và đó là những gì chúng tôi muốn làm với một chương trình có sự hỗ trợ của AI.”
ĐỀ XUẤT
Tạp vụ
Berberette nói: “Lãng phí tiền là điều khó chịu nhất của tôi. “Với PartsSource của nhà cung cấp, Jackson đã hợp lý hóa quy trình mua sắm của mình và làm việc với một nhà cung cấp để tiếp cận nhiều sản phẩm khác nhau từ nhiều công ty.
Ông tiếp tục: “PartsSource và Jackson cũng phù hợp với các tiêu chuẩn chất lượng hiện có, điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể phụ thuộc vào việc nhận được các sản phẩm sẵn sàng để sử dụng và hoạt động bình thường. “Nhà cung cấp phụ tùng cũng đã hoàn thành quy trình kiểm tra nhà cung cấp của Jackson, một yêu cầu mà chúng tôi tuân theo với tư cách là một hệ thống y tế công cộng.”
Ngoài ra, Jackson muốn mang lại hiệu quả cao hơn cho nhân viên CE trong việc mua sắm các bộ phận và quản lý các đơn đặt hàng. Nền tảng của nhà cung cấp phụ tùng cung cấp khả năng hiển thị ở mức độ chi tiết giúp các kỹ thuật viên theo dõi và theo dõi các đơn đặt hàng phụ tùng của họ, quản lý các kỳ vọng nội bộ về thời gian hoạt động cũng như theo dõi hàng trả lại và trao đổi cốt lõi, điều này có nghĩa là ít lãng phí thời gian và tiền bạc hơn trong tổ chức.
“Và cuối cùng, chất lượng chăm sóc bệnh nhân là mục tiêu chính của chúng tôi tại Jackson và trong bộ phận kỹ thuật lâm sàng,” Berberette nói. “Biết rằng chúng tôi có quyền truy cập vào các bộ phận chất lượng thông qua nền tảng của nhà cung cấp bộ phận cũng rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu lâm sàng.”
Hệ thống lập phiếu yêu cầu công việc
Nhóm CE đã liên kết với các đối tác kinh doanh CNTT và phát triển phần mềm cho phép Jackson tải cơ sở dữ liệu và thông tin tài sản lên hệ thống. Mỗi tài sản có một kỹ thuật viên được chỉ định cho nó. Đây là bước đầu tiên trong quy trình này trước khi triển khai hệ thống.
Berberette giải thích: “Ví dụ: nếu nhân viên lâm sàng gặp sự cố với một thiết bị, chúng tôi sẽ nhập thông tin, số tài sản và bộ phận. “Hệ thống tự động liên kết lại với CMMS của chúng tôi để xác định kỹ thuật viên được chỉ định cho bộ phận hoặc thiết bị đó.
“Sau đó, nó tham chiếu chéo đến hệ thống quản lý thời gian để xem liệu người đó có đang xem đồng hồ hay không,” anh ấy tiếp tục. “Nếu người đó không có mặt trên đồng hồ, hệ thống sẽ kiểm tra nhân viên phụ, nghĩa là hệ thống biết ai đang làm việc vào bất kỳ thời điểm nào.”
Jackson cũng đã xây dựng một cây leo thang và đặt ra các giới hạn cho các thiết bị quan trọng và không quan trọng để leo thang cuộc gọi đến lớp quản lý tiếp theo mà không cần nỗ lực của con người. Nó có một quy trình nội bộ để đưa ra lệnh sản xuất mà không giao cho ai đó để đảm bảo công việc đến tay ai đó.
Dấu thời gian tạo điều kiện thuận lợi cho một quy trình nội bộ để gửi lệnh sản xuất đến kỹ thuật viên mà không cần sự tương tác của con người.
An ninh mạng
Berberette tiết lộ: “Chúng tôi đã tiến hành đánh giá rủi ro với tư cách là một tổ chức và biết rằng chúng tôi cần một giải pháp do AI cung cấp được liên kết với thiết bị y tế để có thể xác định các lỗ hổng tiềm ẩn. “Chúng tôi muốn có một công cụ hiệu quả hơn để kiểm tra các lỗ hổng, chẳng hạn như các bản vá cần thiết cho thiết bị.
Ông tiếp tục: “Việc giới thiệu một giải pháp dựa trên AI để giải quyết các thách thức về an ninh mạng là lần đầu tiên đối với Jackson. “Nhà cung cấp Cynerio đã giúp bảo vệ thiết bị y tế của Jackson trước các mối đe dọa an ninh mạng, bao gồm cả thiết bị IoMT.”
ĐÁP ỨNG THỬ THÁCH
Tạp vụ
Toàn bộ hệ thống y tế và hàng nghìn bệnh nhân của hệ thống phụ thuộc vào nhóm CE để duy trì tính sẵn sàng lâm sàng cho các thiết bị y tế quan trọng. Nhân viên của Jackson biết rằng bất kỳ sự gián đoạn nào trong dịch vụ dẫn đến thời gian ngừng hoạt động của thiết bị đều không phải là một lựa chọn.
Berberette giải thích: “Chúng tôi đã giới thiệu PartsSource Pro, mô hình dịch vụ được quản lý của họ kết hợp phân tích dữ liệu dựa trên đám mây, các quy trình tốt nhất và hỗ trợ hậu cần để đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng cho việc mua sắm các bộ phận và dịch vụ.
Ông tiếp tục: “Hệ thống của nhà cung cấp giúp tiết kiệm chi phí và giúp thúc đẩy hiệu quả của quy trình. “Ví dụ: nền tảng tự động gửi lời nhắc trả lại và trao đổi lõi cho kỹ thuật viên đặt hàng và thủ tục giấy tờ được tự phục vụ trực tiếp từ trang web.”
Hệ thống lập phiếu yêu cầu công việc
Jackson đã xây dựng phần mềm CMMS nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy định và hiệu quả hoạt động ngay từ khi bắt đầu chương trình mới này.
Ví dụ: nếu một bác sĩ lâm sàng gặp sự cố với một thiết bị, nhân viên sẽ nhập thông tin đó, số tài sản hoặc thậm chí là bộ phận để liên kết tự động trở lại hệ thống CMMS, để xem ai được chỉ định cho bộ phận đó hoặc mảnh thiết bị đó như là một chính.
Berberette giải thích: “Sau đó, nó đề cập đến Kronos, hệ thống quản lý lực lượng lao động của chúng tôi, để xem liệu người đó có theo dõi đồng hồ hay không. “Nếu không, hệ thống đã nhắn tin cho kỹ thuật viên đang gọi. Nếu người đó không trực hoặc tắt đồng hồ vào ngày hôm đó, nó sẽ kiểm tra kỹ thuật viên phụ để xem họ đang trực hay tắt đồng hồ.”
Điều đó có nghĩa là nhân viên sẽ biết ai đang có mặt tại bất kỳ thời điểm nào và hệ thống sẽ cho phép nhân viên chuyển giao công việc cho đúng người một cách hiệu quả. Jackson cũng đặt ra các giới hạn cho thiết bị quan trọng hoặc thiết bị không quan trọng để tự động nâng cấp cuộc gọi đến lớp quản lý tiếp theo mà không cần sự tương tác của con người. Tất cả các đơn đặt hàng đều có dấu thời gian và ghi chú tiến độ để kỹ thuật viên dễ dàng truy cập.
KẾT QUẢ
Jackson đã tiết kiệm được 1 triệu đô la hàng năm từ năm 2019 đến năm 2022 khi mua sắm phụ tùng.
Berberette cho biết: “Chúng tôi càng làm việc hiệu quả hơn và quay vòng thiết bị càng nhanh thì càng có nhiều thiết bị cho bệnh nhân, giúp giảm thời gian nằm viện và tăng sự hài lòng của bệnh nhân. “Tiết kiệm của chúng tôi trong bốn năm này là nhất quán dựa trên việc sử dụng nền tảng ra quyết định dựa trên dữ liệu từ PartsSource.
“Tôi luôn tìm kiếm những cải tiến về quy trình để thúc đẩy thành công cho nhóm của mình, biết rằng mọi quyết định đều tác động đến Jackson với tư cách là một tổ chức,” anh ấy tiếp tục. “Nhà cung cấp theo dõi lợi nhuận chất lượng bằng cách theo dõi lợi nhuận trên tất cả các mặt hàng từ tất cả các nhà cung cấp. Các Tỷ lệ hoàn trả chất lượng hiện tại của PartsSource là 0,48%. Mục tiêu tỷ lệ hoàn trả chất lượng của chúng tôi là 0,5%, tương đương với tỷ lệ chấp nhận chất lượng 99,5%.
Bằng cách sử dụng nhà cung cấp cho năm tài chính 22 (tháng 10 năm 2021 đến tháng 10 năm 2022), chi tiêu mua sắm linh kiện của Jackson sẽ cao hơn 46% nếu Jackson tự mua linh kiện. Bằng cách sử dụng nhà cung cấp phụ tùng, nó có thể tiết kiệm 34% so với giá thị trường khi mua phụ tùng.
“Ngoài ra, PartsSource đã thay mặt chúng tôi quản lý 1.850 đơn đặt hàng thiết bị y tế; điều này cho phép chúng tôi hợp nhất 202 nhà cung cấp, một ví dụ khác về quản lý hiệu quả dựa trên mô hình thu mua của chúng tôi,” Berberette lưu ý.
LỜI KHUYÊN CHO NGƯỜI KHÁC
Berberette khuyên: “Hãy bắt đầu với việc đánh giá nhu cầu và phát triển phạm vi công việc cho phép kỹ thuật lâm sàng hoạt động theo cách họ cần trong tổ chức của mình. “Điều này bao gồm việc xem xét các công nghệ và quan hệ đối tác cho phép họ tối đa hóa hiệu quả và sự ổn định tài chính.
Ông tiếp tục: “Sau đó, hãy xem xét các nhu cầu đối với tổ chức của bạn và tìm kiếm các lĩnh vực cơ hội khuyến khích sự phát triển. “Xem xét các vấn đề khó khăn và thách thức trong quá khứ, sau đó cố gắng phát triển các giải pháp, đặc biệt là các giải pháp dựa trên máy tính, có thể lặp lại và tự túc, để giúp phát triển chương trình nội bộ của bạn.”
Ông kết luận, với an ninh mạng, việc lựa chọn giải pháp tốt nhất cho tổ chức luôn hiệu quả nhất, nhưng đồng thời cũng liên tục tìm kiếm các lĩnh vực cần cải thiện để có thể mang lại cho tổ chức hiệu quả cao hơn nữa trong lĩnh vực đó, ông kết luận.
Theo dõi phạm vi bảo hiểm HIT của Bill trên LinkedIn: Bill Siwicki
Gửi email cho người viết: bsiwicki@himss.org
Healthcare IT News là một ấn phẩm của HIMSS Media.
