Cách mà 4 công cụ trí tuệ nhân tạo yêu thích của tôi giúp tôi hoàn thành nhiều công việc hơn tại nơi làm việc Getty Images/Rosa María Fernández RzSự bùng nổ của trí tuệ nhân tạo có thể đã bắt đầu từ việc ra mắt ChatGPT, nhưng công nghệ này hiện đã được tích hợp vào tất cả các nền tảng sản xuất thiết kế để giúp cuộc sống hàng ngày của chúng ta dễ dàng hơn. Một nỗi sợ hãi mà nhiều người có khi nghe về việc sử dụng trí tuệ nhân tạo trong công việc là công nghệ sẽ thay thế họ. Tuy nhiên, các công cụ mà tôi nói về ở đây sẽ không thực hiện công việc cho bạn – thay vào đó, chúng có thể tăng năng suất làm việc của bạn. Các công cụ trí tuệ nhân tạo này có thể giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ nhưng cần thiết hàng ngày mà tích lũy thành rất nhiều thời gian tiết kiệm trong dài hạn. Kết quả là bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho công việc hành chính và dành nhiều thời gian hơn cho việc bạn thích hoặc có giá trị cao hơn cho công việc của bạn. Tôi đã bắt đầu bằng cách phân tích và thử nghiệm các công cụ trí tuệ nhân tạo cho ZDNET từ trước khi trí tuệ nhân tạo đạt đến mức độ phổ biến hiện tại. Một số công cụ nổi bật và ấn tượng tôi đã tìm thấy khó để dừng việc sử dụng chúng. Kết quả, tôi đã tích hợp một số công cụ này vào các khía cạnh khác nhau của luồng làm việc hàng ngày của mình. Đây là những công cụ trí tuệ nhân tạo yêu thích của tôi, mà tôi sử dụng hầu hết mỗi ngày. Đặc biệt, chỉ có một trong những công nghệ tiện ích này là một trợ lý trò chuyện trí tuệ nhân tạo.1. Grammarly Smith Collection/Gado/Getty ImagesGrammarly đã tồn tại từ khá lâu, và trí tuệ nhân tạo luôn là một phần quan trọng của dịch vụ của nó. Nền tảng này nổi tiếng với khả năng kiểm tra chính tả, ngữ pháp, súc tích, và nhiều hơn trong viết hàng ngày, và vì lý do tốt – nó đáng tin cậy và hữu ích. Cách tôi yêu thích nhất để sử dụng công cụ này là bằng cách bật tiện ích mở rộng Grammarly cho Chrome để trí tuệ nhân tạo có thể làm việc cùng tôi trong nền để chúng bắt lỗi mà tôi đã bỏ sót. Điều này rất hữu ích khi viết di động, như viết một email nhanh chóng. Tôi đã học ngành báo chí ở trường đại học và hiện viết nhiều bài báo mỗi ngày cho công việc. Kết quả, tôi khá tự tin về khả năng tránh mọi lỗi ngữ pháp và viết nội dung chất lượng. Tuy nhiên, đôi khi, khi viết email hoặc tin nhắn nhanh, tôi bỏ sót những chi tiết nhỏ – đó là nơi Grammarly có thể cải thiện công việc của tôi. Ngoài việc hỗ trợ ngữ pháp cơ bản, công cụ còn có thể cung cấp sự giúp đỡ nâng cao hơn, nhờ sự tích hợp các tính năng trí tuệ nhân tạo phát sinh giúp rút ngắn các nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Grammarly để tạo hoặc viết lại văn bản, cung cấp ý tưởng, xác định khoảng cách trong viết văn bản của bạn, thay đổi tông giọng của văn bản của bạn, tạo câu trả lời nhanh, tạo bảng các bảng mạch, và nhiều hơn nữa. Bạn thậm chí có thể chọn một giọng điệu, bao gồm các lựa chọn cho hình thức và tông giọng, để giúp soạn tin nhắn cho các nền tảng khác như LinkedIn hoặc email. Mặc dù tôi không sử dụng các tính năng viết hoặc viết lại trong luồng làm việc của mình, tôi nhận thấy giá trị của việc thực thi chúng vào quy trình viết hàng ngày của những người khác.2. ChatGPT Sabrina Ortiz/ZDNETTôi đã thử nghiệm hầu hết các trợ lý trò chuyện trí tuệ nhân tạo trên thị trường, và ChatGPT gần đây đã trở thành ứng dụng yêu thích của tôi và một công cụ không thể thiếu trong luồng làm việc của tôi. Dưới đây là lý do tại sao. Mặc dù ChatGPT không thể phủ nhận là ấn tượng khi lần đầu ra mắt, nó đã có những điểm hạn chế lớn, bao gồm giới hạn kiến thức và một kiểu mẫu GPT cũ hơn. Tuy nhiên, OpenAI đã nâng cấp trợ lý trò chuyện của mình vào tháng 5 để giải quyết những vấn đề đó, bổ sung các tính năng thường giới hạn cho người dùng ChatGPT Plus, bao gồm browse, Vision, phân tích dữ liệu, tải tệp, và GPTs. Nâng cấp này biến ChatGPT miễn phí thành một công cụ trí tuệ nhân tạo toàn diện cho công việc mà bạn nên tận dụng. Tôi chủ yếu sử dụng công cụ này như một công cụ tìm kiếm nói chuyện hơn. Nếu tôi có một câu hỏi về bất kỳ điều gì, tôi sẽ dựa vào ChatGPT thay vì Google vì thay vì lọc qua hàng trăm kết quả như sau một truy vấn Google, tôi nhận được một câu trả lời đơn giản, nói chuyện trực tiếp với câu hỏi của tôi. Khi ChatGPT cần duyệt web để tìm câu trả lời, nó sẽ bao gồm cả nguồn thu được câu trả lời của trợ lý trò chuyện. Điều này cho phép tôi xác minh thông tin được cung cấp và tìm hiểu thêm về chủ đề, giúp tôi tuyệt vời cho việc nghiên cứu hoặc hoàn thành dự án làm việc. ChatGPT cũng có thể giúp kiểm tra ngữ pháp, viết lại văn bản không hoàn hảo, và viết tin nhắn, đề xuất, hoặc nội dung khác từ đầu. Mặc dù tôi không sử dụng các tính năng này trong công việc hoặc bài viết của tôi, tôi thấy chúng vô cùng hữu ích khi viết tin nhắn cá nhân. Có thể một trong những tính năng mới quý giá nhất cho phép người dùng tải lên ảnh chụp màn hình, ảnh, và tài liệu. Các tệp PDF thường chứa nhiều thông tin mà có thể khó tiêu thụ; bây giờ, bạn có thể tải chúng lên ChatGPT và có nó trả lời câu hỏi của bạn về tài liệu, tạo tóm tắt, hoặc thậm chí tạo nội dung dựa trên nó. Như một phóng viên đang bao trùm thế giới đồng thời với tiến triển nhanh chóng của trí tuệ nhân tạo, tôi thường phải đọc các bài báo nghiên cứu mới, bao gồm nhiều bài báo tham luận. Sau khi tôi đã đọc toàn bộ một nghiên cứu, tôi sẽ sử dụng tóm tắt của ChatGPT để xác nhận kiến thức của mình và tìm hiểu thêm về các điểm tôi vẫn mơ hồ. Một lợi ích quý giá khác của ChatGPT là khả năng hỗ trợ soạn mã, tạo công thức Excel, tạo biểu đồ và bảng, và nhiều hơn nữa. Mặc dù tôi không cần sử dụng các tính năng này trong làm việc và chưa thử nghiệm chúng, tôi biết nhiều chuyên gia làm việc sử dụng chúng thường xuyên.3. Canva Pro Screenshot by Sabrina Ortiz/ZDNETCanva có hầu hết mọi công cụ trí tuệ nhân tạo bạn có thể tưởng tượng cho thiết kế đồ họa, bao gồm cả máy tạo hình ảnh trí tuệ nhân tạo của riêng mình. Tuy nhiên, nếu bạn tạo nội dung hình ảnh hàng ngày như tôi, bạn có lẽ sẽ không cần phải tạo ra hình ảnh đó thường xuyên. Thay vào đó, bạn cần các công cụ giúp bạn tạo bài đăng trên mạng xã hội, thiệp mời, tờ rơi, và bài thuyết trình một cách dễ dàng và nhanh chóng – và đó chính là nơi Canva Pro tỏa sáng. Canva Pro có một loạt công cụ thiết kế đồ họa ấn tượng, bao gồm Magic Edit, Magic Design, Magic Eraser, Background Remover, và nhiều hơn nữa. Những tính năng này thực hiện một loạt nhiệm vụ, tự động hóa hầu hết các nhu cầu thiết kế hình ảnh của bạn. Công cụ yêu thích của tôi, mà tôi sử dụng gần như mỗi ngày, là Công cụ Loại bỏ Nền của Canva AI. Có vẻ đơn giản chứ? Chắc chắn, nhưng nếu bạn đã từng cần cô lập một mục trong hình ảnh, bạn sẽ biết quá trình có thể mất công sức sử dụng Photoshop hoặc làm hỏng tác vụ này một cách tồi tệ một số công cụ tự động. Với Canva, chỉ cần một cú nhấn nút để cô lập một hình ảnh, và trí tuệ nhân tạo tạo ra kết quả chính xác mỗi lần. Tôi sử dụng tính năng này thường xuyên để tạo hình ảnh nổi bật cho các bài viết của mình, hình ảnh sản phẩm cho các danh sách tốt nhất của ZDNET, và thậm chí cả bài đăng trên Instagram. Một tài khoản cá nhân Canva Pro có giá 120 đô la mỗi năm sau khi kết thúc thử nghiệm miễn phí 30 ngày.4. Otter.ai Screenshot by Sabrina Ortiz/ZDNETNếu bạn từng chuyển âm cuộc trò chuyện bằng tay, bạn sẽ biết rằng đó là một tác vụ mất thời gian và tẻ nhạt. Tin tốt là trí tuệ nhân tạo ở đây để giúp đỡ. Cho dù bạn là một sinh viên ghi âm bài giảng, một chuyên gia cần tạo ghi chú và nhấn mạnh cuộc họp, hoặc ai đó thực hiện cuộc phỏng vấn thường xuyên, Otter.ai là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Với Otter.ai, bạn có thể nhập một bản ghi âm và cho nó chuyển tự động cuộc trò chuyện một cách đầy đủ trong vài phút. Trợ lý trí tuệ nhân tạo bao gồm các chỉ định loa, dấu thời gian, và một bản ghi chính xác một cách hợp lý. Otter cũng có thể ghi âm và chuyển tự động cuộc trò chuyện theo thời gian thực. Với Otter.ai, bạn có thể nhập một bản ghi âm và cho nó chuyển cả cuộc trò chuyện một cách đầy đủ trong vài phút. Trợ lý trí tuệ nhân tạo bao gồm các chỉ định loa, dấu thời gian, và một bản ghi chính xác một cách hợp lý. Otter cũng có thể ghi âm và chuyển tự động cuộc trò chuyện theo thời gian thực. Như một phóng viên, tôi tiến hành nhiều cuộc phỏng vấn như một phần của luồng làm việc hàng ngày của mình. Việc xem lại các đoạn ghi âm của những cuộc phỏng vấn này có thể tốn rất nhiều thời gian – có thể dài từ 15 phút đến một tiếng rưỡi – rồi viết xuống cuộc trò chuyện từng lời hoặc ghi chú vào những phần đã làm tôi ấn tượng. Với Otter.ai, tôi chỉ cần tải lên tệp âm thanh và tạo bản ghi tự động trong vài giây. Tôi đã sử dụng các dịch vụ chuyển âm
The generative AI boom might have started with the launch of ChatGPT, but the technology has now been integrated into all kinds of productivity platforms designed to make our everyday workflows easier.
A fear many people have when they hear about AI use in the workplace is that the technology will replace them. However, the tools I’m talking about here won’t do the work for you — rather, they can increase your work productivity.
Also: I changed these 5 ChatGPT settings for an instant productivity boost
These AI tools can help you complete small but necessary daily tasks that add up to lots of saved time in the long run. The result: You spend less time on admin and more time doing things you enjoy or that are of higher value to your work.
I have been covering and testing AI tools for ZDNET since before AI reached its current level of popularity. Some of the tools stood out and impressed me so much that I found it hard to stop using them. As a result, I’ve incorporated several of these tools into different aspects of my daily workflow.
Here are my favorite AI tools, which I use most every day. Interestingly, only one of these life-hack technologies is an AI chatbot.
1. Grammarly
Grammarly has been around for quite a while, and AI has always been an integral part of its services. The platform is known for its ability to check for spelling, grammar, conciseness, and more in everyday writing, and for good reason — it’s reliable and helpful.
Also: Why the Grammarly app is better than the browser extension – and how to configure it
My favorite way to use the tool is by turning on the Grammarly for Chrome extension so that the AI can work alongside me in the background to catch any mistakes I’ve missed. This is especially useful when writing on the go, like composing a quick email.
I studied journalism in college and now write multiple stories daily for work. As a result, I’m fairly confident in my ability to avoid most grammatical errors and write quality content. However, sometimes, when writing a quick email or message, I miss little details — that’s where Grammarly can polish my work.
In addition to basic grammar assistance, the tool can offer other more advanced help, thanks to its integration of generative AI features that provide shortcuts to your day-to-day tasks.
For example, you can use Grammarly to create or rewrite text, provide ideas, identify gaps in your writing, change the tone of your text, generate quick replies, make outlines, and more. You can even select a voice, which includes options for formality and tone, to help compose messages for different platforms, such as LinkedIn or email.
Although I don’t use the write or rewrite features in my own workflow, I can see the value of implementing it into other people’s everyday writing processes.
2. ChatGPT
I’ve tested most AI chatbots on the market, and ChatGPT recently became my favorite and a must-have in my workflow. Here’s why.
Although ChatGPT was undeniably impressive when it first launched, it had some major drawbacks, including a knowledge limit and an older GPT model. However, OpenAI upgraded its chatbot in May to address those issues, adding features typically limited to ChatGPT Plus users, including Browse, Vision, data analysis, file uploads, and GPTs. This upgrade makes free ChatGPT an all-encompassing AI tool for work that you should take advantage of.
Also: How ChatGPT can help you write an essay
I primarily use the tool as a more conversational search engine. If I have a question about anything, I turn to ChatGPT rather than Google because instead of filtering through hundreds of results like I would following a Google query, I get one simple, conversational answer that addresses my question directly.
When ChatGPT has to browse the web for an answer, it will even include sources from which the chatbot obtained its response. This allows me to verify the information provided and learn more about the topic, making it a great tool for researching or completing a work project.
Also: How to get ChatGPT to browse the web for free
ChatGPT can help proofread grammar, rewrite text with imperfect wording, and write messages, proposals, or other content from scratch. Although I don’t use these features in my work or articles, I find them incredibly helpful when writing personal correspondence.
Perhaps one of the most valuable new features allows users to upload screenshots, photos, and documents. PDFs often contain lots of information that can be difficult to digest; now, you can upload them to ChatGPT and have it answer your question on the document, generate summaries, or even create content based on it.
Also: How to use ChatGPT to analyze PDFs for free
As a reporter covering the rapidly evolving world of AI, I often have to read new research, including many academic journal articles. After I’ve read the entirety of a study, I’ll use ChatGPT’s summary to confirm my findings and inquire further on points I was still unclear on.
Another valuable perk of ChatGPT is its ability to assist with writing code, generating Excel formulas, creating charts and tables, and more. While I don’t need to use these features at work and haven’t tested them, I know several working professionals who use them regularly.
3. Canva Pro
Canva has nearly every AI tool you can imagine for graphic design, including its own AI image generator. However, if you create visual content daily like me, you likely won’t need to generate images that frequently. Instead, you need tools that make it easier and faster to create social media posts, invitations, flyers, and presentations — and that’s where Canva Pro shines.
Canva Pro has an impressive array of graphic design tools, including Magic Edit, Magic Design, Magic Eraser, Background Remover, and more. These features complete a robust range of tasks, automating nearly all your visual design needs.
Also: The best AI image generators of 2024: Tested and reviewed
My favorite tool, which I use almost daily, is Canva’s AI Background Remover. Does it sound basic? Sure, but if you’ve ever had to isolate an item in a photo, you know how tedious the process can be using Photoshop or how badly some automated tools can botch this task.
With Canva, all it takes is the touch of a button to isolate an image, and the AI produces accurate results every time. I use this feature regularly to create hero images for my articles, product images for ZDNET best lists, and even Instagram posts.
A Canva Pro individual account costs $120 per year after the 30-day free trial expires.
4. Otter.ai
If you’ve ever transcribed a conversation by hand, you’ll know it’s a time-consuming and tedious task.
The great news is AI is here to help. Whether you’re a student who records their lectures, a professional who needs to create meeting notes and highlights, or someone who conducts interviews on a regular basis, Otter.ai is a serious time-saver.
With Otter.ai, you can import a voice recording and have it fully transcribe the conversation in minutes. The AI assistant includes speaker designations, time stamps, and a reasonably accurate transcription. Otter can also record and transcribe conversations in real-time.
Also: Credit Karma unveils updated AI tools to help you better understand your finances
As a reporter, I conduct many interviews as part of my daily workflow. It can be extremely time-consuming to review the audio recordings of these interviews — which can be as short as 15 minutes or as long as an hour and a half — and then either write down the conversations word for word or jot down time stamps of sections that stood out to me. With Otter.ai, I can simply upload the audio file and generate the transcription in seconds.
I have used other transcription services in the past, but Otter.ai shines in accuracy and efficiency. If a section of the transcription looks off, you can listen to the audio and edit the text with a single click.
Another useful perk is the chatbot that accompanies each transcription. You can chat with “Otter” and ask questions about the transcription, which is really useful for those moments when you remember the gist of what someone said but not the exact words.
Otter.ai offers a free plan, but you’re limited to 300 monthly transcription minutes at 30 minutes per conversation for all conversations recorded on the platform itself, and you only get three lifetime imports with a free account. Therefore, if you record the conversations that need transcribing elsewhere, the free plan might not be for you.
If you are like me and need unlimited imports and advanced search, Otter.ai offers a subscription cost of $8.33 per month when billed annually. Since time is money, considering all the time that Otter.ai saves me, it’s a worthwhile investment.
