#HướngdẫnsửdụngGmail, Gcal, và Outloook để tìm thời gian họp
Họp là một phần không thể thiếu trong việc duy trì hoạt động của các công ty, tổ chức và thậm chí cả gia đình. Tuy nhiên, việc tìm ra khoảng thời gian trong thế giới ngày càng bận rộn ngày càng trở nên khó khăn. Khi số lượng người tham gia cuộc họp tăng lên, việc chọn thời điểm mà tất cả mọi người đều rảnh rỗi càng trở nên khó khăn hơn. Hiện nay, số lượng người quay trở lại văn phòng là cao nhất trong ba năm qua, và số lượng cuộc họp cũng tăng lên.
Nhưng như với rất nhiều thứ khác trong cuộc sống, các ứng dụng của bạn sẽ giúp bạn: Bạn sẽ tìm thấy các công cụ trong nhiều ứng dụng lịch nổi tiếng, cũng như các tiện ích độc lập riêng biệt, được thiết kế để giúp bạn chắc chắn tìm ra một thời điểm phù hợp cho tất cả mọi người. Bạn có thể không đảm bảo cuộc họp sẽ có ý nghĩa, nhưng bạn ít nhất có thể đảm bảo nó diễn ra. Như một điểm cộng thêm, bạn có thể sử dụng các tính năng không thấy được trong các ứng dụng bạn đã có để lên lịch.
Gmail
Hầu hết các cuộc họp được sắp xếp qua email và nếu bạn đang tham gia vào một cuộc trao đổi về cuộc họp trong Gmail, bạn có thể cho tất cả mọi người còn lại trong cuộc trò chuyện biết khi nào bạn thực sự có thể tham gia. Khi bạn soạn một email mới trong Gmail trên web, nhấp chuột vào ba dấu chấm ở dưới cùng của cửa sổ, sau đó chọn Thiết lập một thời gian để họp và Cung cấp các thời gian bạn rảnh rỗi.
Một bảng mới mở ra bên phải – nhấp và kéo qua các khu vực trên lịch của bạn mà bạn có thể tham gia. Bạn có thể chỉ định thời gian họp và thêm các ngày mới vào những ngày mà bạn đã cung cấp, bằng cách sử dụng các tùy chọn phía dưới. Nhấp vào Tiếp theo, thêm bất kỳ ghi chú hoặc chi tiết cần thiết về địa điểm, và chọn Thêm vào email.
Các thời gian mà bạn đã chọn sau đó được nhúng trong email của bạn và người nhận email có thể nhấp vào một khung để thiết lập cuộc họp trong Google Calendar. Tuy nhiên, hiện tại chỉ hoạt động cho cuộc họp một đối một – nếu có nhiều người trong cuộc trò chuyện qua email, chỉ có một người có thể nhấp vào khung và thiết lập thời gian để họp.
Google Calendar
Google Calendar cũng đi kèm với chức năng riêng để đồng bộ thời gian họp của mọi người. Để đạt được điều này, những người tham gia cuộc họp khác cần chia sẻ lịch của họ với bạn hoặc họ cần là thành viên của cùng một tổ chức với bạn, đồng thời sử dụng bộ phần mềm của Google.
Khi tạo sự kiện trên web, thêm các khách mời tham dự vào trường liên quan, sau đó mở tab Tìm thời gian. Ở đây, bạn có thể xem các khoảng thời gian trong các ngày tiếp theo khi mọi người đều có thời gian rảnh, ít nhất theo lịch Google Calendar của họ. Bên phải, bạn có thể cho phép khách mời chỉnh sửa sự kiện và mời thêm người khác.
Google Calendar cũng sẽ gợi ý một số thời gian khi có khoảng trống trong lịch của tất cả các người tham dự tiềm năng. Bạn có thể tiếp tục tạo sự kiện như bình thường, sử dụng các lịch chia sẻ như hướng dẫn, và sau đó, những người bạn mời có thể xác nhận sự tham dự của họ.
Outlook
Microsoft Outlook cho Windows đi kèm với tính năng trợ lý lên lịch tích hợp: Chọn Cuộc họp mới từ tab Trang chính trong thành phần lịch của ứng dụng, và bạn sẽ thấy Scheduling Assistant là một trong những tab trên menu trong cửa sổ mới xuất hiện. Nó sẽ hiển thị sự sẵn có trên lịch cho tất cả các người tham gia cuộc họp, tuy nhiên điều này chỉ hoạt động nếu họ là thành viên của tổ chức của bạn.
Bạn có thể duyệt qua các khe trống thời gian một cách thủ công hoặc sử dụng tùy chọn AutoPick trên thanh menu phía trên để phần mềm đưa ra một số gợi ý cho bạn. Bạn cũng có thể phân biệt giữa những người tham dự bắt buộc có mặt và những người không bắt buộc – những người thực sự phải có mặt và những người không cần thiết – và thậm chí tìm kiếm các phòng trống trong tổ chức của bạn cùng một lúc.
Điều này cũng hoạt động trên Outlook trên web, tuy nhiên không được đầy đủ như trên Windows: Tạo cuộc họp mới, mời một hoặc nhiều người tham dự và phần mềm sẽ đưa ra một số gợi ý về thời gian rảnh khi mọi người có thể họp. Nhấp vào nút Tuỳ chọn hiển thị bên phải để cụ thể hơn về thời điểm bạn muốn cuộc họp diễn ra và dự kiến kéo dài bao lâu.
Ứng dụng chỉ định
Nếu bạn muốn một cách đơn giản để thăm dò khả năng rảnh thời gian của các người tham gia cuộc họp, hãy thử Doodle. Các chức năng cơ bản là miễn phí – bạn thậm chí không cần đăng ký một tài khoản – và bạn chỉ cần chỉ định một danh sách các slot có thể, sau đó gửi lời mời qua email và yêu cầu mọi người bình chọn xem thời gian nào là phù hợp nhất. Nó rất dễ sử dụng, kết quả dễ theo dõi và bạn có thể có các công cụ nâng cao hơn thông qua gói trả phí.
Sidekick là một lựa chọn freemium khác, và nó phức tạp hơn so với Doodle – điều này có thể phù hợp hoặc không phù hợp với nhu cầu của bạn. Dịch vụ này dễ dàng tích hợp với lịch của bạn hiện có và có nhiều cách để tổ chức cuộc họp: Bạn có thể chuyển tiếp email yêu cầu về tính sẵn có của bạn để kiểm tra với lịch của bạn, bạn có thể tạo các trang mà người dùng bình chọn về các khung thời gian khác nhau và bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo của Sidekick để tìm kiếm các thời điểm mà lịch làm việc của tất cả mọi người khớp nhau.
Chúng tôi cũng thích SimplyMeet.me, cho phép người dùng sắp xếp tối đa 500 cuộc họp mỗi tháng trước khi phải trả tiền cho dịch vụ này – đủ cho nhu cầu của hầu hết mọi người, chúng tôi kỳ vọng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập các loại cuộc họp mà bạn có thể tham gia và các khung thời gian rảnh mà bạn có, và sau đó SimplyMeet.me sẽ xử lý mọi thứ còn lại. Hơn nữa, nó tích hợp một cách ngăn nắp với nhiều ứng dụng lịch và hội nghị trực tuyến.
Nguồn: https://gizmodo.com/gmail-google-calendar-outlook-schedule-meeting-times-1850827064
Meetings of some description are usually required to keep companies, organizations, and even families running properly—but trying to find windows of time in an increasingly busy world can be a challenge. As the number of people expected to turn up at the meeting rises, so does the difficulty in picking a time when everyone is free. More of us are back in the office than any time in the past three years, and more of us are meeting.
As with so much else in life though, your apps are here to help: You’ll find tools in many of the popular calendar apps, as well as dedicated standalone utilities, that are dedicated to helping you make sure you find a time that works for everyone. You might not be able to guarantee the meeting will be worthwhile, but you can at least make sure it happens. As an added bonus, you can use unnoticed features in apps you already have to schedule things.
Gmail
Many meetings get arranged over email, and if you’re involved in a back-and-forth about a meeting in Gmail then you can let everyone else in the conversation know when you’re actually available. When you’re composing a new message in Gmail on the web, click the three dots down at the bottom of the window, then choose Set up a time to meet and Offer times that you’re free.
A new panel opens up on the right—click and drag over the areas of your calendar where you’re available. You can specify the length of the meeting, and add new dates to the ones you’ve already provided, using the options underneath. Click Next, add any necessary notes or details about location, and choose Add to email.
The times you’ve picked are then embedded in your email message, and the recipient of the email can click on a slot to set up the meeting in Google Calendar. For now, it only works for one-to-one meetings—if multiple people are in the email conversation, only one person can click on a slot and set up a time to meet.
Google Calendar
Google Calendar also comes with its own functionality for getting everyone on the same page, meeting-wise. For this to work the other meeting participants need to have shared their calendars with you, or they need to be part of the same organization as you, all running Google’s suite of software.
When creating an event on the web, add the guests who are attending in the relevant field, then open up the Find a Time tab. Here you can see slots in the days ahead when everyone has got free time, at least according to their Google Calendars—on the right, you can allow guests to modify the event and invite other people.
Google Calendar will even throw up some suggested times when there are gaps in the calendars of all the potential attendees. You can then continue to create the event as normal, using the shared calendars as a guide, and then the people you’ve invited can confirm their attendance.
Outlook
Microsoft Outlook for Windows comes with a scheduling assistant built right in: Choose New Meeting from the Home tab in the calendar component of the app, and you’ll see that Scheduling Assistant is one of the menu tabs in the new window that appears. It’ll show calendar availability for all meeting attendees, though this only works if they’re part of your organization.
You can browse for free slots manually, or use the AutoPick option on the menu bar at the top to have the software make some suggestions for you. You can also differentiate between required and optional attendees—those that absolutely have to be present and those that don’t—and even look for free rooms in your organization at the same time.
This works in Outlook on the web as well, though it’s not quite as comprehensive: Create a new meeting, invite one or more attendees, and the software makes some suggestions about free times when everyone can get together. Click on the Preferences button that appears on the right to be more specific about when you’d like the meeting to be and how long it’s likely to last.
Dedicated apps
If you want a simple way of polling meeting attendees on their availability, try Doodle. The basics are free—you don’t even need to register an account—and you just specify a list of potential slots, then send out invites over email and get people to vote on which one works best. It’s dead simple to use, the results are easy to follow, and you can get more advanced tools via a paid plan.
Sidekick is another freemium option, and it’s a bit more sophisticated than Doodle—which may or may not be what you’re after. It’s easy to integrate the service with your existing calendars, and there are a number of ways to get meetings organized: You can forward it emails asking about your availability to check against your calendar, you can set up pages where users vote on different time slots, and you can use the Sidekick AI to look for times when everyone’s calendar matches up.
We also like SimplyMeet.me, which lets users arrange up to 500 meetings per month before paying for the service—so enough for the needs of most people, we expect. You can easily set up the types of meetings you’re available for and the free slots you have, and then SimplyMeet.me handles everything else. What’s more, it integrates neatly with a host of calendar and video conferencing apps.
